複数のユーザーがQuickBooksデータファイルにアクセスできるようにする場合は、QuickBooksの監査証跡機能を有効にすることができます。 Audit Trail機能を使用すると、誰がQuickBooksデータファイルの変更を行ったのかの記録を保持できます。複数のユーザーがQuickBooksの情報を変更した場合、つまりQuickBooksデータファイルを使用しているユーザーが複数いる場合は、[Use Audit Trail]チェックボックスをオンにします。 Audit Trailを使用すると、QuickBooksが少し遅くなることに注意してください。ただし、このパフォーマンス低下のために、QuickBooksで誰が何をしているのかを永久に記録します。
<！ - 1 - >企業ファイルをアーカイブし、会社ファイルを圧縮する必要があることを示す場合、QuickBooksは、「前回終了した取引を削除した」日付の前に監査証跡をクリアします。言い換えれば、QuickBooksが古い取引、閉鎖取引を削除している間は、これらの取引の監査証跡も削除されます。
QuickBooks監査証跡機能を有効にするには、次の手順を実行します。
<！ - 2 - >1。編集メニューの環境設定コマンドを選択します。
QuickBooksに[環境設定]ダイアログボックスが表示されます。 2。会社データファイルの会計設定を変更することを指定します。
アカウンティング・プリファレンスを使用することを指定するには、「プリファレンス」ダイアログ・ボックスの左端にあるアイコン・バーを使用して、プリファレンスのアカウンティング・セットを選択します。 （アカウンティング環境設定のアイコンがリストの一番上に表示されます）。これを実行したら、[会社の設定]タブをクリックします。
<！ - 3 - >
3。監査証跡を使用することを示します。監査証跡を使用することをQuickBooksに指示するには、「監査証跡の使用」チェックボックスを選択し、「OK」をクリックします。その時点から、QuickBooksはどのユーザーが会計を変更したのかを記録しています。
監査証跡レポートを作成するには、ReportsメニューのAccountant and Taxesコマンドを選択し、サブメニューからAudit Trailコマンドを選択します。
