SharePointオンラインコンテンツとコンテンツタイプ - ダミー

SharePoint Onlineが提供する多くの機能の1つは、ユーザーがドキュメントをアップロードするだけでなく、ドキュメントから新しいWordドキュメントを作成できることですリボン上のライブラリツールからドキュメントをクリックし、[新規作成]をクリックして、ライブラリを作成します。この操作を実行すると、Microsoft Wordで空白の新しい文書が開き、ファイル名を付けた後にオンラインで保存されます。

ほとんどの新しいSharePointユーザーがわからないことは、別のライブラリのドキュメントへのリンクを実際に「アップロード」したり、Word以外の新しいMicrosoft Officeドキュメントを作成できることです。前者の場合、これは同期の悪夢となり得る重複文書を排除します。後者の場合は、フォームベースの文書の作成を合理化します。

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ファイルの代わりにリンクをアップロードすることは、SharePointコンテンツとコンテンツタイプ機能によって可能になります。コンテンツは、アップロードしたWord文書またはドキュメントライブラリから作成した新しいファイルと考えることができます。ドキュメントの設定を定義する方法はコンテンツタイプです。

1つのバージョンのドキュメントを複数のSharePoint Onlineサイトに保存する

2つの別々のSharePointサイトを管理し、2つのサイト間で共有するドキュメントがあります。 2つのドキュメントを作成して各サイトに1つずつアップロードする場合は、何か変更があったときに2つのドキュメントを更新する必要があります。余分な作業を避けるために、あるサイトで1つのドキュメントをアップロードし、他のサイトのドキュメントへのリンクを「アップロード」することができます。これを行うには、次の手順を実行します。

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リンクを追加するドキュメントライブラリで、リボンのライブラリツールメニューからライブラリタブをクリックします。
リボンの[ライブラリ設定]をクリックします。
[一般設定]の下の[詳細設定]をクリックします。
コンテンツタイプの管理を許可で、[はい]を選択します。スクロールして[OK]をクリックします。
コンテンツタイプでは、ドキュメントが既定のコンテンツタイプとして既に表示されていることがわかります。
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ドキュメントコンテンツタイプの下にある既存のサイトコンテンツタイプから追加リンクをクリックします。
「コンテンツタイプの追加」ページで、「利用可能なサイトのコンテンツタイプ：」ボックスの下の「ドキュメントにリンク」を選択します。
中央の[追加]ボタンをクリックして、選択したコンテンツタイプを[追加するコンテンツタイプ]ボックスに追加します。
OKをクリックします。

ドキュメントライブラリの設定ページに戻ります。

リンクをコンテンツタイプとして追加したので、実際にそれを見てみましょう。ライブラリ設定ビューを終了し、ドキュメントライブラリに戻ります。手順は次のとおりです：

リボンのライブラリツールメニューからドキュメントタブをクリックします。
使用可能なコンテンツタイプを表示するには、[新規ドキュメント]アイコンをクリックします。ドキュメントへのリンクを選択します。
表示されるドキュメントウィンドウへの新規リンクで、ドキュメント名とURLを入力します。
OKをクリックします。

ドキュメントライブラリに戻ります。

Viola！これでリンクがライブラリ内の実際のドキュメントであるかのように表示されます。元のファイルを更新すると、そのリンクはリンク先のファイルの最新バージョンを常に開きます。

SharePoint OnlineコンテンツタイプでExcelテンプレートを追加する

ライブラリからWord文書だけでなくExcelファイルも作成できます。新しいExcelファイルを作成するときに使用するExcelファイルは、作成した請求書のフォームテンプレートです。これを実現するには、まず、サイトコレクション内の新しいコンテンツタイプとして請求書テンプレートを追加する必要があります。

2番目の手順では、前のセクションの手順1〜9に従って、この新しいコンテンツタイプをドキュメントライブラリに追加します。ただし、リンクをドキュメントに置き換えるには、新しいExcelフォームテンプレートを使用します。

サイトコレクションの新しいコンテンツタイプとして請求書テンプレートを追加するには、次の手順を実行します。

親サイトで、サイトアクション→サイト設定に移動します。
ギャラリーで、[サイトコンテンツの種類]をクリックし、[作成]をクリックします。
名前（請求書テンプレート）を入力し、必要に応じて説明を入力し、[親コンテンツタイプを選択]の[ドキュメントコンテンツタイプ]を選択します。
[親コンテンツタイプ]の下の[ドキュメント]を選択し、既存のグループのいずれかを選択するか、新しいコンテンツタイプの新しいグループを作成し、[OK]をクリックします。
[設定]の[詳細設定]をクリックし、[新しいドキュメントテンプレートをアップロードする]を選択し、テンプレートを参照して[OK]をクリックします。

ドキュメントライブラリで新しいドキュメントを作成すると、新しいテンプレートがオプションとして表示されるようになりました。