QuickBooks社のファイルをいつ、どのようにクリーンアップしたりアーカイブしたりするかを決めることは、ほとんどの場合問題になります常識の最初に考慮する必要があるのは、会社ファイルを凝縮する必要があるかどうかです。
QuickBooksが依然として合理的な速度で動作している場合、リストに未使用アイテムがたくさんあるために自分自身が狂っていない場合、またはデータファイルが大きく（100MB以上）成長していない場合、凝縮する必要はありません。多くの場合、クリーンアップすることでメリットはありません。清掃しないことで、あなたはまだ完全で詳細な財務記録をあなたの指先で持っています。
<！ - 1 - >クリーンアップ操作を実行しても、必ずしもQuickBooksデータファイルのサイズが縮小されるわけではありません。したがって、実際にデータファイルを小さくする必要がある場合は、まずクリーンアップ操作を実行してからポータブルQuickBooksデータファイルを保存して復元する必要があります。
クイックブックス社のファイルをクリーンアップしてアーカイブすることについて、もう一つの常識的な考え方があります。QuickBooksデータファイルのアーカイブコピーを作成する必要があります。実際には、あなたまたはあなたのCPAが最終的な年の調整を行った後、年末にQuickBooksデータファイルのアーカイブコピーを作成してください。
<！ - 2 - >納税申告書および財務諸表の作成に使用されるQuickBooksデータファイルのアーカイブコピーを作成することは良い考えです。データファイルのアーカイブコピーを調べます。
QuickBooksを使用する際の問題の1つは、人々が故意にまたは間違って古い取引を変更できることです。これは、残念ながら、誰かが前年のQuickBooksデータファイル内のトランザクションを変更できることを意味します。その変更が発生すると、QuickBooksデータファイルを後で見る人は、納税申告書または財務諸表の番号を説明できないことがあります。
<！ - 3 - >たとえば、ある人が前年に取引を変更し、その取引を使用してその年の総収入を計算した場合、QuickBooksデータを使用してあなたの納税申告書と総収入のための財務諸表。
幸いにもQuickBooksデータファイルのアーカイブコピー（QuickBooksデータファイル、納税申告書と財務諸表に番号を付ける）を持つことで、特定の納税申告番号または財務諸表番号をサポートするQuickBooks取引をいつでも確認することができます。
この点についてまだ混乱している場合は、ややこしいことですが、税務アドバイザーまたはCPAに問題についてお尋ねください。彼は、返品が準備された後、またはそれらの財務諸表が公開され配布された後に、返品または財務諸表を準備するために使用されたQuickBooksデータに変更を加える危険を説明することができます。
