アクセス2010年オールインワンダミーのカンニングシート - ダミー

Alison Barrows、Margaret Levine Young、Joseph C. Stockman

Access 2010では、リレーショナルデータベースの力でテーブル、デザインフォーム、およびレポートの情報を編集および表示するためのデータの編成方法、および情報の選択と結合のためのクエリの作成方法について学びます。次は、データベースをスマートにし、SharePointを使用してWebにデータを公開するためのマクロとVBAスクリプトの作成です。

<！ Access 2010でリレーショナルデータベースを設計する方法

Access 2010のようなデータベースプログラムを使用する場合、データの入力だけでは開始できません。代わりに、リレーショナル・データベース設計を作成し、情報を1つ以上の表に分割します。各表はフィールド（スプレッドシートの列のようなもの）で構成されています。テーブルは、リレーショナルジョインを使用して接続されます。ここで、あるテーブルのフィールドは別のテーブルのフィールドと一致（関連）します。ここに一般的な考えがあります。

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あなたのデータを特定します。

テキスト、数値、日付、真偽、およびその他のタイプのデータを含む、可能なフィールド（情報の一部）のリストを作成します。

冗長フィールドを削除します。
同じ情報を複数の場所に保管しないでください。あるフィールドを別のフィールドから計算できる場合は、1つだけを格納します。（たとえば、生年月日または年齢を格納しますが、両方を格納することはできません）。

フィールドをテーブルに整理します。
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フィールドをグループ化して、それぞれのグループを表にします。たとえば、店舗の受注データベースには、顧客用、製品用、および発注用の1つの表があります。
コードと略語の表を追加します。
州名と2文字のコードの表と、データベースで使用する予定の他のすべてのコードまたは省略形の表を含むよう計画します。これらのテーブルを使用して、レコードを入力するときに選択できる値のドロップダウンリストを作成します。

各テーブルの主キーを選択します。
主キーは、テーブルの各レコードを一意に識別するフィールドです。オートナンバー型フィールドを使用して、各レコードに固有のID番号を割り当てるようにAccessに指示することができます。

テーブルをリンクします。
どのテーブルに他のテーブルのフィールドと一致するフィールドが含まれているかを確認します。受注データベースでは、受注テーブルには、注文を行った顧客を識別するフィールド（Customersテーブルの主キーフィールドと一致するフィールド）が含まれている必要があります。ほとんどの関係は、1つのテーブル内の1つのレコードが別のテーブル内の複数の（または全くない）レコードと一致することができる1対多です。

Access 2010でのフィールドの種類の選択に関するヒント

Access 2010でデータベースを設計するときは、各フィールドの種類を決定します。ここで、どのタイプのフィールドを使用するかのヒントを紹介します。

フィールドの種類

テキストの内容	テキスト
最大255文字（スペースと	の句読点を含む）のテキスト。電話番号、郵便番号、およびその他の郵便番号などのコードの場合、番号フィールドではなくテキストフィールドを使用してください。メモテキストフィールドと似ていますが、最大65,536文字までです。メモフィールドには豊富な（書式付きの）テキストを含めることができ、
はそれを[追加のみ]に設定できるため、ユーザーはすでにテキストをメモに残すことができます。	数字数字のみ。数字の前には+または - を、小数点はを使用できます。フィールドを使用して数学を行う場合は、Numberまたは通貨フィールドを使用します。通貨
通貨記号が前に付いた数字（$、&、	） AutoNumber 各レコードに固有の番号で、1から始まる
レコードを追加するときにAccessによって割り当てられます。ほとんどのテーブルでは、主キー	フィールドとしてオートナンバー型フィールドを使用します。日付/時刻
日付、時刻、またはその両方。	OLEオブジェクトオブジェクトのリンクと埋め込み新しいデータベースを作成するときには使用しないでください。がデータをより効率的に格納するため、新しい添付ファイルタイプを代わりに使用します。
ハイパーリンク	このテキスト文字列はハイパーリンクとしてフォーマットされています。（
のリンクをクリックすると、ページに移動します）。これは、Web上に関連情報がある場合に特に便利です。	はい/いいえはいまたはいいえ（特定の条件が効果にあるかどうか） - True / False、On / Off、Male /女性。
フォームにチェックボックスとしてフィールドを表示する場合は、	はい/いいえフィールドを使用します。添付ファイル画像、サウンド、
Word文書、さらにはビデオまで、1つまたは複数のファイル全体を1つの添付ファイル	フィールドに保存できます。計算式テーブルの他のフィールドに基づいて、このフィールドの値を計算するためにAccessが使用する式を入力します。計算された値が多くのクエリ、フォーム、、およびレポートで使用される場合は、
フィールドを使用します。	Handy Access 2010のキーボードショートカットこれらのキーボードショートカットは、Access 2010で特に便利です。一部のキーストロークはAccess 2010のどこでも動作しますが、他のキーストロークは特定のビューでのみ動作します。キーまたは組み合わせ
アクション	F1 ヘルプウィンドウを表示します。 Ctrl + F1 リボンを非表示または表示します。

F5

入力したレコード番号のレコードに移動します。

F6	フォーカスをウィンドウの別の領域に移動します。
F7	選択したオブジェクトのスペルを確認します。
F11	ナビゲーションペインを非表示または表示します。
削除	選択したオブジェクトを削除します。
Alt + Enter	デザインビューで、選択した
オブジェクトのプロパティを表示します。	Ctrl + C
選択したテキストまたはオブジェクトをクリップボードにコピーします。	Ctrl + F
開いているテーブル、	クエリ、またはフォームでテキスト（置き換えるオプション付き）を検索します。
Ctrl + N	新しいデータベースを開始します。 Ctrl + O
データベースを開きます。	Ctrl + P
選択したオブジェクトを印刷します。	Ctrl + S 選択したオブジェクトを保存します。
Ctrl + V	クリップボードの内容をアクティブなウィンドウに貼り付けます。
Ctrl + X	選択したテキストまたはオブジェクトを削除し、
クリップボードに保存します。	Ctrl + Z
元に戻すことができる最後のアクションを元に戻します（私たちの常時	好き！）。
Ctrl +;	今日の日付を入力します。
Ctrl + "	前のレコードの同じフィールドからエントリを複製します。
Esc	入力した内容を取り消します。 Access 2010データベース設計の秘訣
Access 2010または別のデータベースプログラムを使用するかどうかにかかわらず、データベース設計の5つのコマンドがあります。うまく設計されたデータベースは、データの管理を容易にします。	情報が所在する場所ではなく、所属する場所に保管します。
情報を保存する場所は、表示される場所とは関係ありません。スプレッドシートでは、スプレッドシートを印刷するときに表示する場所に情報を入力しますが、データベースの動作は異なります。データベースでは、情報の構造に基づいてテーブルに情報を格納します。 1つの情報は、さまざまなレポートに表示されますが、1つのテーブルの1つのフィールドにのみ格納されます。	特定のレポートに表示するのではなく、実際に存在する情報を格納します。これは最初のルールの結果です。書籍のタイトルを購入注文のすべての大文字（大文字）で表示するには、Accessがタイトルを大文字に変換します。適切な大文字で書籍のタイトルを保存して、すべてのレポートの大文字と小文字を区別しないようにしてください。 Accessには、テキスト、数値、および日付のフォーマット方法を調整できる組み込み関数が多数あります。
ゴミ・イン、ゴミ・アウト（GIGO）。	あなたのデータベースに良い、賢明なデザインを作成することを迷惑にならないで、正しい、きれいなデータを入力するように気をつけなければ、データベースはゴミでいっぱいになります。

うまく設計されたデータベースは、正しく設計されたデータベースよりメンテナンスが容易です。なぜなら、各情報は、明確な名前のテーブルに明確な名前のフィールドに1回だけ格納され、はい、それは多くの仕事のように聞こえるが、10、000の間違ったレコードのデータベースを掃除する（控えめなことを許して）さらに多くの作業です。

あなたのプログラムとあなたのデータを分けてください。

他のユーザーと共有する（または配布する）データベースを作成する場合は、すべてのテーブルを1つのデータベース（ バックエンド
）および他のすべてのオブジェクトを別のデータベース
フロントエンド ）

。次に、これらの2つのデータベースをリンクして、すべてが機能するようにすることができます。テーブルを他のすべてと分離することで、後でテーブルのデータに影響を与えることなく、クエリ、フォーム、レポート、その他の更新情報を更新できます。
早期に頻繁にバックアップします。 さて、このヒントはデザインに関するものではありませんが、省略することも重要です。データベースを毎日バックアップしてください。運が良ければ、あなたのオフィスには、データベースを含む定期的（おそらく夜間）のバックアップシステムが既に用意されています。そうでない場合は、定期的にデータベースのバックアップコピーを作成し、大きな変更を加える前にしてください。問題を発見するのにしばらく時間がかかる場合に備えて、最新のバックアップだけでなく、複数のバックアップを保存してください。アクセス・データベースからのガベージ・アウト方法テーブルやフォームを介してデータベースに入ってくるデータがガベージである場合、クエリやレポートを使って出力や分析を行うと、ゴミも出ます。幸いにも、Accessには、各フィールドに入るデータがそのフィールドに入るはずのデータであることを確認するためのツールが多数用意されています。データ型：間違った型のデータが入力されないようにするには、正しいデータ型を使用します。フィールドサイズ：文字数を制限します。たとえば、フィールドが4文字を超えないことがわかっている場合は、フィールドサイズを4文字に設定します。
書式：データを右に見せます。たとえば、テキストをすべて大文字または小文字に変更できます。たとえば、入力マスクは、[書式]フィールドプロパティで機能します。入力マスク

：

入力マスクは、入力可能な文字を指定することでフィールドに許可される情報を制限します。データが取るべきフォームを知っているときは、入力マスクを使用します。たとえば、注文番号に2文字と4桁の数字がある場合です。電話番号と郵便番号は、入力マスクが有用なフィールドの他の例です。デフォルト値
：
他の値が入力されていない場合、デフォルトで表示される値を定義します。別の値が入力されるまで、デフォルト値がフィールドに表示されます。
フィールドまたはレコードの検証ルール：データを入力する前に通過する必要があるルール。このプロパティは、検証テキストプロパティルールで機能します。必須：
レコードを保存するためにフィールドに値が必要であることを指定します。 TabキーまたはEnterキーが押され、New Recordボタンがグレー表示されている場合、値を入力しないと、Accessは新しいレコードを作成しません。 ゼロ長の許可 ：
""（テキスト、メモ、およびハイパーリンクのフィールドのみ）のような長さがゼロの入力を許可するかどうかを指定します。長さゼロのフィールドでは、存在しない情報と、未知の、または入力されていないヌル値（空白）を区別することができます。このオプションを設定すると、必須フィールドに長さ0の文字列を使用できます。両方とも許可されている場合は、入力マスクを使用して、長さゼロのフィールドをNULL値と異なるようにすることができます。索引：フィールドの索引付けを選択すると、フィールドに重複値が許可されないように指定できます。このプロパティは、データシートビューからもアクセスできます。リボンの[データシート]タブのチェックボックスです。参照フィールド
：ユーザーが別のフィールドに格納されているフィールドの値を選択できるようにします。これにより多くのスペルミスが排除され、フィールドのオプションが標準化されます。ルックアップウィザードを使用してルックアップフィールドを作成します。 Access 2010でVBAを効率的に使用する
VBAを使用してAccess 2010データベースアプリケーションを自動化すると、コードの書き出しを開始する空白のページが表示されます。どこから始めますか？ここでは、プロのようにVBAコードを書くための簡単なガイドラインをいくつか示します： ヘルプを参照してください。 はい、この記事では、AccessでVBAを使用する機能を強化する方法をいくつか挙げていますが、F1キーを押すといつでもMicrosoft Office Accessヘルプが開始し、VBAコードの例を確認できます。
オブジェクトブラウザを使用します。
オブジェクトブラウザを使用すると、VBA内のオブジェクトのさまざまなプロパティとメソッドを探索できます。 VBAエディタウィンドウで、「表示」→「オブジェクトブラウザ」を選択するか、単にF2キーを押します。 もっと助けてください。 もちろん、Access 2010 VBAの組み込みヘルプツールはすばらしいですが、VBAコードの作成に関するさまざまなトピックについてインターネットを検索するためにお気に入りのブラウザを使用することもできます。自分のプロジェクトのために借りるか借りることができる例を見つけることさえできます。

あなたのエラーを処理します。

最も完璧なプログラマでさえ、エラーの発生を止めることはできませんが、プログラムの停止を止めることができます。 On Error GotoおよびResumeステートメントでのVBAの組み込みエラー処理を使用して、エラーをトラップし、プログラムフローを変更して、アプリケーションがそれらを使用する人々を苛立たせないようにします。

関数とサブプロシージャを使用します。 関数とサブプロシージャを使用して、プログラムのさまざまな領域で実行されるタスクを処理します。原則として、プログラムのある領域から別の領域にコードをコピーして貼り付けることがわかっている場合は、そのコードを独自の手順に入れたいと思うかもしれません。
マクロをVBAコードに変換します。 Access 2010のマクロデザイナーでは、定義済みのタスクのリストからクリックして選択して、アプリケーションを自動化できます。マクロをビルドしてから、そのマクロをVBAコードに変換して、最初から入力した場合の表示方法を確認できます。
Access 2010内の他のプログラムとデータを共有する Access 2010は、独自の優れたデータベースアプリケーションですが、他のプログラムとの連携も良好です。さまざまなプログラムからデータを表示および検索できます。プログラムがVBAをサポートしている場合は、Accessからそのプログラムを制御できます。
Excel： 多くのExcelユーザーは、データを格納するためにより多くの構造を必要とするため、Accessに巻き込まれることになります。しかし、これらの人々の中にはアクセスできない人がいるので、AccessとExcelの間には強い結びつきがあります。 ExcelスプレッドシートをAccessのテーブルとして使用することも、Access VBAからExcelアプリケーションを完全に制御することもできます。
SQL Server： SQL Serverは、少なくともテーブルとクエリの観点から、ステロイドでのアクセスに似ています。大量のデータを使用する場合は、AccessからSQL Serverにデータを移動して速度とパフォーマンスを向上させることができます。データがSQL Serverに格納されると、Accessフォーム、レポート、マクロ、およびモジュールを構築して、SQL Serverのデータを使用できます。
Word： Accessを使用するほとんどの人もWordを使いました。あなたが手紙を書いているにせよ、やるべき仕事のリストを作るにしても、Wordは私たちの多くが回る場所です。 Wordをレポートツールとして使用して、ブックマークを作成してAccessからデータを配置することができます。これにより、Accessに慣れていない人にレポートの静的データを変更させることができます。

SharePoint：

SharePointは、Web上のデータを共有して共同作業するMicrosoftのビジョンであり、Access 2010ではSharePoint Serverとデータを共有できます。 Accessでフォームとレポートを作成し、SharePointサイトに公開して、ユーザーがAccess 2010をインストールしなくてもブラウザ内からフォームとレポートを使用できるようにすることもできます。

Outlook： Outlookは単なる電子メールツールではありません。連絡先管理システムでもあります。 Access 2010を使用すると、電子メールを送信し、受信した電子メールメッセージから直接データを収集することができます。連絡先、カレンダー、およびタスク情報をAccessアプリケーションと共有して、このデータを1か所に入力する必要があります。