プロジェクト管理のゴールデンルール - ダミー

プロジェクト2016の使用を開始すると、ここで一般的な言葉（または無意味、公理、戒律）が基本的なプロジェクト管理の原則を思い出すのに役立ちます。あなたのオフィスの壁にタックして、勤務時間中にそれらを見直すことができます。

ロールニング

ローリング・ウェーブ・プランニングは、プロジェクトの管理を簡素化する優れた方法です。あなたが合理的に見ることができる以上に未来への計画を立てないでください。そして、理にかなってより詳細に計画しないでください。プロジェクトが最初にチャーターされると、マイルストーンの日付しかありません。プロジェクトの詳細を理解し始めると、各段階で作成されるプロジェクトライフサイクルと主要成果物を定義できます。

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段階的にプロジェクトを構築します。最初の段階から始め、詳細なタスク、シーケンス、リソース、期間を記入してください。後のフェーズを詳細レベルのままにしておきます。そうすれば、プロジェクトの開始時には予期できない後のタスクにやり直す作業が少なくなります。また、後のタスクのベースラインを操作する必要性も低くなります。タスクがあまりにも遠すぎる場合、時間の要件は、最初に設定したリソースと一致しません。

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ゲームの早い時期には、将来の課題について詳細に掘り下げないでください。プロジェクトは、プログラムのこれらの機能を使用すると、ローリングウェーブプランニングに役立ちます。

ネットワークダイアグラムビュー： プロジェクトフェーズをグラフィカルに視覚化するのを助けます。
タイムライン： マイルストーン、成果物、ハイレベル
タスクの展開と折りたたみ： プロジェクトのフェーズを表示または非表示にする

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あなたのアヒルを連れて行こう

プロジェクトの作成を始める前に、あなたの宿題をしてください。 Projectで作業するためにコンピュータに座っているときに必要なすべての情報がない場合は、効率的な作業方法ではなく、情報を見つけるために絶えず中断し、ミッドプレーンを実行します。

基本的な期待の現実の確認：

類似のプロジェクトを経時的に管理してきた経験に基づいて、成果物、予算、予備的スケジュールは理由の範囲内にある。スコープと予算の変更を検討して、最初から非現実的なプロジェクトを避けるかどうかを決めます。リソース情報：
リソースが人間の場合は、リソースのフルネーム、連絡先情報、スキル、コスト、スケジュール、タイミングの競合、マネージャの名前、マネージャの連絡先情報を記録します。設備や設備に関しては、その利用可能性とコストを見てください。チーム構成：
あるチームメンバーが他のメンバーの進捗を記録するか、すべてのリソースが自分の追跡を行うかを決定します。変更後にスケジュールを更新するユーザー、レポートのコピーを受け取るユーザー、オンラインのマスタースケジュールにアクセスできるユーザーを決定します。経営者の期待：
経営幹部が定期的に予定されている基本報告書または別の種類の報告書を見ることを期待しているかどうかを尋ねる。どのように、そして誰から、プロジェクト計画のさまざまな段階で予算承認を得るよう求め、企業間の利益に複数の情報源からの報告や承認が必要かどうかを尋ねます。会社の方針：
これらの文書は、勤務時間外、休日カレンダー、間接費またはプロジェクトマークアップ費用、および顧客およびベンダーとの情報の共有（または非開示）を記載することがあります。このリストの問題を熟考したら、座ってプロジェクトプロジェクトに情報を入力する準備が整いました。（ここでエコーが聞こえますか？）

予期せぬことを期待します

彼はそこにいることを知っています - 間違ったことが起こることが間違っているとマーフィーと彼の法律で定められています。ほとんどのプロジェクト、特に長めの複雑なプロジェクトは、時間通りに、または予算内で完了しません。プロジェクトマネージャーとしてのあなたの仕事は、可能な限り正確に計画し、誰かがレンチを投げ入れるたびに賢明な調整を行うことです。プロジェクトでは、それを行うためのツールがたくさんあります。しかし、Projectのすべての自動化された機能を超えて、単に計画するだけで変更を予期することができます。

クリティカルパスはプロジェクトの期間を決定します。すべての賢明なプロジェクトマネージャは、コンティンジェンシーの準備時間と資金を自分のプロジェクトに組み込みます。プロジェクトが1週間遅れて5,000ドルの予算を上回った場合、プロジェクトマネージャーは、それが 4週間後、元々予定されていた25ドルよりもコストが高いことを知っています。予期せぬ出来事を説明するために、主要成果物の前に不測の備蓄を追加するか、段階の終わりを追加する。 Contingencyタスクを追加し、Murphyにリソースを割り当てることもできます。

タスクまたはフェーズに設定された不測の予備費を追加するには、コストリソースタイプ（作業リソースまたはマテリアルリソースではなく）を使用します。明日まで延期しないでください。 Project Managementソフトウェアは仕事のさまざまな面を単純化することができますが、Projectを初めて使用する人の多くは、データの入力や更新に費やす時間が圧倒されます。これらのタスクは確かに煩雑な作業ですが、Projectの自動更新機能とレポート機能を習得したことによる報酬は、彼らが直面している労力を補うものです。

可能であれば、OutlookまたはExcelからプロジェクトにタスクをインポートして、計画段階でデータ入力を高速化します。

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可能な限り頻繁に追跡します - 少なくとも週に1回。プロジェクトの進捗状況を追跡しない傾向がある場合は、控えめな8つのボールの後ろに巻き上げることができます。この戦略は、追跡データの山に入る必要がなくなるだけでなく、いつでもプロジェクトのステータスを見ることができます。そうすれば、すぐに近づいた災害を見つけ出し、予防的な調整を行うことができます。

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代議員、代議員、代議員

プロジェクトのすべてを自分でやろうとする衝動を避けます。自分でプロジェクトファイルを作成して管理すると、結果をより詳細に制御できるように見えるかもしれませんが、より大きなプロジェクトでのソロの飛行はほとんど不可能です（フルタイムの仕事かもしれません）。もちろん、誰がいつ何をしたのかを把握することができなくなるため、何十人も計画に変更を加えることができません。しかし、これらのいくつかの簡単なプラクティスに従えば、プロジェクトパイのいくつかの指を有害なものから有用なものに変換することができます：

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すべてのデータを1人で処理するように指定します。

この人の任務は、すべての追跡データをマスターファイルに入力することです。

プロジェクトをいくつかのサブプロジェクトに分割し、信頼する人物をそれらのサブプロジェクトの管理者として割り当てるように割り当てます。

自分の追跡と調整を行い、これらのプロジェクトをマスタープロジェクトに組み立て、全体的な状況を監視できるようにします。

前部チームの統一手続きを設定する。 あるチームメンバーがオフィス間メモ用紙で時間を報告し、別のチームメンバーが電子メールで進捗状況を送信し、他のメンバーが勤務時間を無駄なくタイムシートに記録するようにします。 Project機能を使用して一貫してコミュニケーションをとる戦略を試してください。
進行状況は、25％、50％、75％、100％など、高いレベルで追跡できます。 文書化
ほとんどの人は、プロジェクト管理の警告「あなたの前提をカバーする」を聞いたことがあります。これらの機能を使用して、プロジェクトの詳細を文書化します。注記領域：

タスクとリソースの両方に使用して、背景情報、変更または特別な問題を記録します。

レポート：

すべての関連情報を組み込み、トレンドや変更を文書化するためにカスタマイズします。

ビジュアルレポート： この新しい機能を使用して、視覚的に関心のあるステークホルダーのプロジェクトステータスの図をペイントします。
プロジェクトの複数のバージョンを保存します。特に、後のバージョンでベースラインを変更した場合は、保存してください。このようにして、問題が発生したときに参照する予定のプロジェクトのすべてのステップが記録されています。チームをループにしておく
通信チャネルを開いたままにするには、次の方法を実行します。 Outlookや他の電子メールプログラムと統合されたプロジェクト機能を使用します。

これらを使用して、プロジェクトファイルやその他の種類の通信を送信します。

コミュニケーション管理計画を更新します。

情報、時間、および頻度を必要とする文書。

チームメンバーとの進捗を、定期的に、電話で、または会議ソフトウェアを使用して定期的に確認します。 すべてのチームメンバーが、これらの会議中に参照するプロジェクトスケジュールの最新バージョンを持っていることを確認します。
レポートに作業ブレークダウンストラクチャ（WBS）コードを表示します。 それで、大きなプロジェクトの特定のタスクを混乱なく簡単に参照できます。
成功の測度 プロジェクトを始めるときには、何が成功につながるのかを知っていなければなりません。成功を測る方法を知っておく必要があります。あなたはこれを聞いたことがあります： "あなたは、時間通りに、予算上で、または正しく行われた結果を得ることができます。 2つを選択してください。成功は、
顧客満足度 経営満足度

会議の予算制約

などの多くの目標を達成することを含むことができます

成功を測る方法を決定するには、 >予算上の成功は、元の見積もりを10％以上上回らないことを意味しますか？
予定労働時間から組合ストライキのために保留になっていた2か月の期間を差し引いた場合、または特定の期限を過ぎるよりも総労働時間が重要でない場合、プロジェクトは時間通りに検討されますか？
顧客満足度をどのように測定しますか？
発売後の販売数量が成功したのか、それともドアを外出しただけで成功したのか？

成功の各タイプの成果を反映したマイルストーンをプロジェクトに配置します。あなたが1に達すると、背中にあなたのチームを叩くことができます。何が成功したかを知ることは、あなたのチームがそこに着くよう動機づけるのに役立ちます。

柔軟な戦略を維持する
途中で驚きのための調整を必要としないプロジェクトは今までにない。優れたプロジェクトマネージャーの兆しは、彼女がこれらの変更に注意を払い、迅速に対処するための調整を行うことです。
悪いニュースに対応するための調整は容易ではありません。実際、悪いニュースを届けることは本当に難しいことです。しかし、プロジェクトの問題を回避し、単にそれが消えてしまうことを望むなら、さらに悪い問題に雪が降る厄介な習慣があります。次のツールを使用すると、変更に注意を払い、調整を行うことができます。
作業輪郭オプションを使用すると、作業の輪郭をフロントロード、バックロード、またはタスク。

タスクインスペクタを使用して、タスクを駆動しているものを確認します。リソースの追加、タスクの依存関係の修正、および予約の使用などのオプションを探すことができます。

クリティカルパスのフォーマットをオンにしてプロジェクトのクリティカルパスを確認し、残っているスラックの量を追跡します。スラックを効率的に使いこなすようにタスクを調整することで、危機発生時にスケジュールを維持できます。

あなたの間違いから学ぶ

プロジェクトが提供する偉大な贈り物の1つは、間違いから学ぶことができるようにプロジェクトを完了した後で振り返る能力です。元のスケジュールとそれ以降のすべてのバージョンを見直して、時間と金額の見積もりを確認して、それをより良くする方法を見つけ出すことができます。

プロジェクトの記録を使用することで、タイミングを見逃しているような場合や、市場調査にはあまりにも時間がかかり過ぎる理由、質問や答え。おそらく、急いでいる間は一時的な支援のための予算を忘れてしまいます。
プロジェクト計画の豊富な情報を使用して、プロジェクトプランナーやマネージャーとして自分の長所と短所を教え、自分が担当するプロジェクトごとにスキルを向上させます。