SharePointグループの電子メールアラートを作成する方法 - ダミー

RSSがあなたのものでない場合、アラートを作成してSharePointアプリケーションが変更されたときに電子メール通知を受信することを選択できます。アラートは、チームメイトがドキュメントやアイテムに対して行った変更を追跡するのに最適です。

警告を作成するには、警告の作成権限が必要です。このアクセス許可は、通常、サイトメンバSharePointグループの既定の構成で付与されます。

<！アプリケーションにアラートを作成するには、次の手順に従います。

アラートを購読するアプリケーションを参照し、[共有と共有]の[警告する]ドロップダウンボタンをクリックします。リボンの[ライブラリ]タブ（ライブラリベースのアプリケーションの場合）またはリボンのリストタブ（リストベースのアプリの場合）の[トラック]セクション。

[警告]ボタンが表示されない場合は、管理者が送信メール設定を構成していない可能性があります。サーバーの全体管理で送信メールの設定が構成されていない場合、[警告する]ボタンはユーザーに表示されません。ただし、SharePoint Onlineを使用している場合、送信電子メールはMicrosoftによって既に設定されているので、あなたはうまくいきます。

ドロップダウンリストから[このライブラリの警告を設定]を選択します。
New Alertウィンドウが表示されます。

アイテムまたはドキュメントのアラートを購読するには、アイテムまたはドキュメントを選択し、リボンの[アイテム]タブで[警告する]を選択します。

[アラートタイトル]テキストボックスに、アラートの名前を入力します。
あなたの受信ボックスに名前を意味のあるものにします。たとえば、

変更された文書 - 予算チームサイト などです。それ以外の場合は、ある警告を別の警告から伝える意味のある方法はありません。 [アラートの送信先]テキストボックスに、アラートを受信する必要がある人以外の人物の名前を入力します。
そうです、他の人々をアラートに登録することができます！サイト管理者にデフォルトで許可されている[アラート管理]権限が必要です。

組織やサイトの所有者は、複数のユーザーをアラートに登録して、重要な更新情報を入手し、ディスカッションボード、ブログ、またはWikiに投稿できるようにすることができます。ユーザーはアラート設定の設定を変更してオプトアウトすることもできます。

[配信方法]セクションで、電子メールまたはテキストメッセージを使用して携帯電話にアラートを受信するかどうかを選択します。
テキストメッセージングでは、SharePoint管理者がサードパーティからこのサービスを設定する必要があるため、電話にアラートを送信できない場合があります。

「タイプの変更」セクションで、すべての変更、新規アイテムの追加、既存アイテムの変更、またはアイテムの削除を受信する通知のタイプに一致するオプションを選択します。
アプリの管理を担当する場合は、アイテムが削除されるたびにアラートを受け取る必要があります。

[これらの変更の警告を送信する]セクションで、アラートを受信するタイミングを選択します。
ここで表示されるオプションは、使用しているアプリの種類によって異なります。たとえば、タスクアプリでは、タスクが完了とマークされたとき、または優先度の高いタスクが変更されたときに警告を受け取ることができます。

[アラートを送信するタイミング]セクションで、アラート配信の頻度を選択します。
すぐに、1日に1回、または1週間に1回、それらを受け取ることができます。毎日の要約は素晴らしいです。そうしないと、電子メールが多すぎる可能性が高くなります。

警告を作成するには、[OK]をクリックします。

アラートを設定するこの例を確認してください。

リストまたはライブラリが変更されたときに電子メールを受信します。

ユーザーが通知を受け取るためにワークフローを必要とすると、まずアラートを試みます。どのくらいの頻度でアラートが必要なオプションを提供しているかには驚くでしょう。

アプリにフィルタを含む個人または公開のビューがある場合、そのビューだけの変更をサブスクライブすることができます。たとえば、Issue Trackingアプリのアイテムの優先度を「高」に設定したときに、テキストメッセージで通知を受けたいとします。優先度の高い問題をフィルタリングするビューを作成します。アラートを作成するときに、[これらの変更のアラートを送信する]セクションでフィルタリングされたビューを選択すると、アイテムがフィルタ条件を満たすとアラートが送信されます。

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アラートを受信するには、SharePointプロファイルに電子メールアドレスが設定されている必要があります。 SharePointサーバーがネットワーク内にある場合、通常は問題ありません。ただし、Office 365は、ネットワークおよび電子メール情報と統合されていない可能性があります。そのような状況では、管理者は電子メールアドレスを手動で設定するか、許可する権限を許可することができます。

各リストにナビゲートするのではなく、1つのページからすべてのアラートを管理できます。特定のサイトにあるすべてのアラートを管理し、変更または削除するには、次の手順に従います。

アラートを現在購読しているアプリを表示します。

リボンの[リスト]タブの[共有およびトラック]セクションで、[警告する]→[自分の警告を管理する]を選択します。
適切なアラート名のリンクを選択します。
このサイトのマイアラートを管理ページには、アラートを初めて作成したときに表示されたすべてのオプションが表示されます。必要に応じて設定を変更します。

アラートを開始するように設定していませんか？それでも設定を読み込んで選択肢を変更することができます（前の手順のリストを参照）。アラートが複数のユーザーに対して同時に作成された場合、変更内容は他のアラート設定に影響しません。

[OK]をクリックして新しい設定でアラートを変更するか、[削除]をクリックしてアラートを削除します。
作成されたアラートを削除しても、アラートが作成されたグループ内の他のユーザーからのアラートは削除されません。

サイト管理者は、[サイトの設定]ページの[サイト管理]セクションにある[ユーザー警告]リンクをクリックして、サイトの全員のアラートを管理できます。