QuickBooksデータファイルのCondenseコマンドに気が付いたことがあります。このファイルは、ファイルのアーカイブコピーと呼ばれます。それは何をするためのものか？良い質問。 QuickBooksファイルの凝縮プロセスでは、次の2つのことが行われます。
- QuickBooks Condenseコマンドは、QuickBooksデータファイルの永続的なコピーを作成します。 （このコピーはファイルの アーカイブコピー と呼ばれます）。会社ファイルのアーカイブコピーは、特定の時点に存在する会社ファイルのスナップショットになります。誰かが後に質問をした場合（おそらくあなたの会計士や連邦または州の監査人）、データファイルのアーカイブコピーを使用して、特定の時点で会社のファイルがどのように見えるかを表示できます。
- ファイル凝縮プロセスは、モンスタージャーナルエントリを使用する多くの古い閉鎖された詳細なトランザクションを要約することによって、データファイルを小さくする。
この凝縮とアーカイブはちょっと混乱することがありますので、QuickBooks社のファイルを凝縮するとどうなるかを要約してみましょう。
- 会社のファイルのアーカイブコピーを保存します。 QuickBooks会社のファイルを圧縮すると、QuickBooksはそのファイルのアーカイブコピーを保存します。
- クローズドトランザクションを削除します： QuickBooksは、凝縮プロセスの一環として、QuickBooks社の現在の作業中のバージョンから古いトランザクションを削除する機会を提供します。アーカイブすると、QuickBooks社のファイルのアーカイブコピーが作成されます。 QuickBooksの企業ファイルの作業バージョンはまだありますが、古い、閉じられたトランザクションを削除することで、クリーンアップされたQuickBooks社のファイルの現在のバージョンです。
クローズド トランザクションは、QuickBooksが詳細を追跡する必要がなくなったトランザクションです。古い顧客請求書は、支払い後にクローズド・トランザクションとなります。一部の仕入先に書かれた古い小切手は、銀行が決済された後にクローズされた取引です。
- クローズされたトランザクションを要約する： 古いクローズドトランザクションはQuickBooksデータファイルから削除されるため、通常は圧縮された古いトランザクションのサマリー月間ジャーナルエントリが作成され、 QuickBooksデータファイル。これらの月次仕訳帳の要約では、毎月の財務諸表の作成を継続できます。アーカイブによって、2011年1月からの古い取引、クローズされた取引はすべて削除されますが、2017年には2011年1月の財務諸表を作成することができます。2011年1月の月次財務諸表を作成するために、QuickBooksは、毎月の仕訳帳概要を使用します。
- 監査証跡をクリアします。 QuickBooksは、誰がどのトランザクションを入力したかを示す監査証跡を保持します。クイックブックスのデータファイルをクリーンアップすると、監査証跡がほとんど隠されてしまいます。会社ファイルをクリーンアップし、会社ファイルを圧縮する必要があることを示す場合、QuickBooksは、「過去または過去に終了した取引を削除した」日付の前に監査証跡をクリアします。言い換えれば、QuickBooksが古い取引、閉鎖取引を削除している間は、これらの取引の監査証跡も削除されます。
QuickBooksユーザーには、ほとんど空の会社ファイルを作成するユーザーが1人しかいない可能性があります.CPAとコンサルタント（別のビジネスユニットまたはクライアントのために会社ファイルを再利用するユーザー）は、このコマンドを使用して会社を作成することができますリストの多くがすでに設定されているデータファイル。
