QuickBooks 2012マルチユーザー環境でのエンタープライズソリューション - ダミー

QuickBooks 2012では、QuickBooks 2012のデータファイルにいくつかのパスワードを設定することができます。これについて本当にすっきりしているのは、QuickBooks 2012に、特定のものだけを行うように特定のユーザーとパスワードを制限するよう指示することができるということです。

たとえば、事業主はパスワードを持っている可能性があります。しかし、たとえば、新しい経理担当者は、システムに請求書を記録できるパスワードしかないかもしれません。

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複数の人がQuickBooks 2012を使用する場合は、追加のパスワードを設定する必要があります。 QuickBooks 2012エンタープライズソリューションでこれを行うには、次の手順を実行します。

会社→ユーザー→ユーザーと役割の設定コマンドを選択します。

QuickBooks 2012は、下の図に示すように、[ユーザーリスト]ダイアログボックスを表示します。 [ユーザーとロール]ダイアログボックスには、QuickBooksアクセスが設定されているすべてのユーザーと、QuickBooksを使用するときにQuickBooksが満たす役割を識別します。ダイアログボックスの[ユーザーリスト]タブに表示される[ユーザー]リストには、現在システムにログオンしているユーザーも示されます。
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「新規」ボタンをクリックしてユーザーを追加することをQuickBooks 2012に伝えます。

このボタンをクリックすると、QuickBooksは次のようにNew Userダイアログボックスを表示します。
ユーザーを特定し、パスワードを入力します。
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パスワードを設定する各ユーザにユーザ名を与える必要があります。ユーザー名ボックスに短い名前（おそらくはユーザーの名）を入力して、これを行います。ユーザーを識別したら、[パスワード]テキストボックスと[パスワードの確認]テキストボックスにユーザーのパスワードを入力します。
ユーザーの役割を特定します。

使用可能な役割リストボックスを使用して、ユーザーが入力する役割（または職務）を選択します。次に、[追加]ボタンをクリックして、割り当てられた役割のユーザーのリストに選択した役割を追加します。次の図は、Accountantが割り当てられた役割としてリストされているユーザーSusanを示しています。ユーザーから役割を削除するには、[割り当てられた役割]リストボックスから役割を選択し、[削除]をクリックします。
（オプション）必要に応じてロールを変更します。

QuickBooksのヘルプを使って、あなたが担当する役割を微調整することができます。これを行うには、[ユーザーとロール]ダイアログボックスで[ロール]タブを選択し、変更するロールと[編集]ボタンをクリックします。

QuickBooksに[役割の編集]ダイアログボックスが表示されたら（下記の図を参照）、エリアとアクティビティリストからアカウンティングアクティビティまたはエリアを選択し、エリアアクセスレベルボタンを使用して、

適切なラジオボタンを使用して、「なし」、「完全」、または「部分アクセス」を選択して、ユーザーにアクセス権がないことを指定できます。ユーザーが部分的にアクセスする必要がある場合は、[部分]ボタンを選択し、必要に応じて[作成、変更、削除、印刷、および天びんの表示]チェックボックスをオンまたはオフにします。 [OK]をクリックしてロールへの変更を保存し、[ユーザーとロール]ダイアログボックスに戻ります。

一般的な規則として、会計管理に関しては、最小限のアクセス量を提供したいと考えています。誰かが日々の仕事のためにQuickBooksデータファイルにアクセスする必要がない場合、[なし]ボタンを選択する必要があります。

あなたの会計システムの周りに与える能力が高ければ高いほど、誰かがシステムにエラーを導入し、誰かがあなたから盗むことが容易になるリスクが高くなります。
（オプション）ユーザーのアクセス許可を確認します。

ユーザーを設定したら、ユーザーに与えたアクセス許可を確認する必要があります（注意してください）。これを行うには、[ユーザーと役割]ダイアログボックスの[ユーザーリスト]タブをクリックし、ユーザーを選択して[アクセス許可の表示]ボタンをクリックします。

QuickBooksで[権限の表示]ダイアログボックスが表示されたら、ユーザーを選択して[表示]ボタンをクリックします。次の図は、[権限の表示]ウィンドウを示しています。このウィンドウには、ユーザーが実行できる操作と実行できない操作の詳細な一覧が表示されます。