目次:
ビデオ: OutLook（メール管理ソフト）の使い方 2024
メールボックスが膨らんでいます。誰もが時間をかけてそれを取得します。あなたのOutlook 2016受信トレイは、あなたが削除またはファイルを捨てることを怠ったメッセージで満たされています。何千ものメッセージがあることを知る前に、データファイル内のスペースを使い、新しいものを簡単にブラウズできません。その詰まりを解消するためのアイディアがいくつかあります。
会話をクリーンアップする
会話は、複数の前後のメッセージで構成される電子メール交換です。ほとんどの人はReplyを押すだけで、以前のテキストをすべて削除せずに会話を続けるため、基本的にお互いのコンテンツのサブセットであるたくさんのメッセージになります。会話のクリーンアップ機能は、少なくとも1つの他のメッセージに完全に含まれているメッセージを削除して、これらのメッセージを削除します。
[ホーム]→[クリーンアップ]→[クリーンアップ会話]を選択して、特定のメッセージでこの機能を使用します。 （最初にメッセージを選択します）フォルダ全体をクリーンアップするには、ホーム→クリーンアップ→フォルダのクリーンアップを選択します。または、すべてのメールフォルダに対して行うには、受信トレイを選択し、ホーム→クリーンアップ→フォルダとサブフォルダのクリーンアップを選択します。
古いメッセージをアーカイブする
特定のプロパティ（たとえば、特定の日付より古いメッセージなど）をアーカイブするようにOutlookを設定できます。メッセージをアーカイブすると、アーカイブと呼ばれる個別のデータファイルにメッセージが移動されます。 PST。メインのOutlookファイルをクリアすると、Outlookのファイルが小さくなり、Outlookがより早く開始されます。アーカイブデータファイルは、その中にあるものを参照する必要があるときにいつでも開くことができます。
メッセージをアーカイブするには、ファイル→情報→メールボックスクリーンアップ→アーカイブを選択します。 [アーカイブ]ダイアログボックスで設定を行い、[OK]をクリックします。
アーカイブデータファイルを後で開いて何かを取得するには、ファイル→開くと書き出し→Outlookデータファイルを開くを選択します。アーカイブファイルを参照して選択し、[OK]をクリックします。アーカイブファイルは、左側のナビゲーションペインに表示されます。あなたはメインファイルと同じようにそこで作業することができます。
さらに完全なクリーンアップを行うには、ファイル→情報→メールボックスクリーンアップ→メールボックスクリーンアップを選択します。 [メールボックスクリーンアップ]ダイアログボックスでは、自動的にアーカイブするためのパラメータを指定できます。たとえば、特定の日数以上、または特定のキロバイト数を超えるアイテムを見つけることができます。
メールフォルダの作成
メールを整理する有効な方法の1つは、受信トレイ用のサブフォルダを作成することです。次に、メッセージをサブフォルダの1つに移動して、メインの受信トレイからメッセージを取り出します。たとえば、ボランティアしている各組織のサブフォルダ、メッセージを送信する各ファミリのサブフォルダを持つことができます。
新しいフォルダを作成するには、ナビゲーションペインの[受信ボックス]フォルダを右クリックし、[新しいフォルダ]を選択します。新しいフォルダ名を入力し、Enterキーを押します。次に、受信トレイのメッセージをナビゲーションペインの新しいフォルダの名前にドラッグアンドドロップします。
メール処理ルールの作成
複数のメールフォルダを持つことは素晴らしいですが、それらのフォルダにメッセージをドラッグアンドドロップすることを忘れないでください。幸い、メール処理ルールを作成することでプロセスを自動化することができます。ルールは送信者の電子メールアドレスを評価し、特定の人からのものであればメッセージをサブフォルダにリダイレクトする場合があります。
メール処理ルールを作成するには、最初に目的の基準を満たすメッセージを選択してください。次に、ホーム→ルール→ルールの作成を選択します。次に、ダイアログボックスに記入して、ターゲットとするメッセージを記述します。たとえば、件名に含まれる内容や送信先を指定することができます。その他の選択肢については、「詳細オプション」をクリックしてください
ファイルを設定するには、[ファイル]→[共有]→[オンラインで表示]→[オンラインにする]を選択します。リンクが表示されます。そのリンクをコピーして、テキストメッセージ、電子メール、または好きな方法であなたのオーディエンスメンバーに送信してください。それらが表示されるのを待ってから、表示されるダイアログボックスの[プレゼンテーションの開始]ボタンをクリックして、ショーを開始します。
