SharePoint Onlineドキュメントセットでコンテンツを管理する - SharePoint Onlineのダミー

Microsoft Office 365スイートの1つであるSharePoint Onlineでは、ドキュメントセットを使用して、いくつかの基準に基づいて文書をまとめて、単一のエンティティとして文書のグループと作業します。

たとえば、マーケティングのために取り組んでいるプロジェクトと、会計のために取り組んでいるプロジェクトがあります。マーケティング文書をグループ化して、会計伝票をグループ化することができます。その後、個別にではなく、単一のグループとしてアカウンティング文書またはマーケティング文書と対話できます。

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ドキュメントセットを使用すると、すべてのマーケティングドキュメントをバッチ内のワークフローで同時に送信したり、特定の時点ですべてのドキュメントのバージョン管理をセットとして表示することができます。

ドキュメントセットの使用を開始するには、まずサイトコレクションの機能を有効にする必要があります。手順は次のとおりです：

1. [サイトの操作]ボタンをクリックし、[サイトの設定]をクリックします。

   [サイトの設定]ページが表示され、この特定のSharePointサイトのすべての設定が表示されます。

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2. サイトコレクション管理グループに移動し、[サイトコレクション機能]リンクをクリックします。

   この特定のサイトコレクションの機能ページが表示されます。

3. ドキュメントセット機能の横にある[有効化]ボタンをクリックします。

ドキュメントセット機能が有効になったら、その機能を任意のライブラリに追加できます。ドキュメントセットは、SharePointのコンテンツタイプの形式をとります。コンテンツタイプは、メタデータフィールドを1つのグループにまとめたものです。たとえば、材料、調理時間、必要な調味料などのメタデータを含むコンテンツタイプを持つレシピがあるとします。

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SharePointドキュメントセットのコンテンツタイプには、複数のドキュメントを1つのエンティティにグループ化するために必要なすべての機能が含まれています。

SharePointの共通ドキュメントライブラリは共有ドキュメントライブラリです。

1. ドキュメントセット機能を追加するライブラリに移動します。

2. 「ライブラリ」タブにある「ライブラリ設定」ボタンをクリックします。

   このライブラリにコンテンツタイプを追加するには、まず編集を有効にする必要があります。

3. ライブラリ設定ページで、詳細設定リンクをクリックします。

   [詳細設定]ページが表示され、このライブラリの詳細設定を実行できます。

4. コンテンツタイプセクションで、コンテンツタイプの編集を許可する場合は[はい]を選択します。

5. OKをクリックして、Library Settingsページに戻ります。

   新しいセクションがコンテンツタイプと呼ばれるページに表示されます。

6. 既存のサイトコンテンツタイプから追加するリンクをクリックして、既存のサイトコンテンツタイプを追加します。

7. ドキュメントセットのコンテンツタイプを選択し、[追加]ボタンをクリックして、[OK]をクリックします。

ドキュメントセット機能がライブラリに追加されたので、新しいドキュメントセットを作成できます。新しいドキュメントセットを作成するには、リボンの[ドキュメント]タブをクリックし、[新規ドキュメント]ドロップダウンメニューの[ドキュメントセット]を選択します。

ドキュメントセットは、別のドキュメントと同じように共有ドキュメントライブラリに表示されます。ライブラリ内の1つのドキュメントとやりとりするように、ドキュメントセットと対話できます。ただし、ドキュメントセットをクリックすると、1つのドキュメントではなく、ドキュメントのグループ化が開きます。

ドキュメントセットを開くと、新しいドキュメントセットタブがリボンに表示されます。このタブでは、プロパティの編集、セキュリティ権限の変更、ドキュメントの共有、バージョンの取得、またはすべてのドキュメントのワークフローを一括して行うなどの機能を持つドキュメントセットを管理できます。