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QuickBooks 2013 Condenseコマンドは、QuickBooksデータファイルの アーカイブコピー と呼ばれる永続的なコピーを作成します。会社ファイルのアーカイブコピーは、特定の時点に存在する会社ファイルのスナップショットになります。
誰かが後で質問をした場合（おそらくあなたの会計士や連邦または州の監査人）、データファイルのアーカイブコピーを使用して、特定の時点で会社のファイルがどのように見えるかを表示できます。
<！ - 1 - >アーカイブの内容を理解した後、それはかなり簡単です。 QuickBooks社のファイルを圧縮するには、次の手順に従います。
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ファイル→ユーティリティ→データの圧縮コマンドを選択します。
QuickBooksは、下の図に示すように、最初の[凝縮データ]ダイアログボックスを表示します。
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特定の日付より前の取引ラジオボタンを選択します。
<！ - 2 - >このオプションでは、QuickBooksに、QuickBooksデータファイルのアーカイブコピーを作成し、それほど大きくないように作業会社ファイルのサイズを小さくすることを実行することを指示します。 QuickBooksは、手順3でトランザクションを削除することを選択した場合、古いトランザクションを削除して、会社のデータファイルの作業バージョンのサイズを縮小します。
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日付前にトランザクションを削除するよう指定します。
<！ - 3 - >取引を終了する前の日付を指定するには、日付ボックスに日付を入力します。たとえば、2010年12月31日以前にトランザクションを削除してファイルを圧縮する場合は、日付ボックスに 1/1/2011 と入力します。しかし、閉鎖されたトランザクションの束を取り除くことを強く感じる必要はないことに注意してください。 QuickBooks社のファイルが非常に大きくなった場合にのみ、クローズされたトランザクションを削除します。 QuickBooks社のファイルで、25MB、50MB、または100MB（メガバイト）まで簡単に作業できます。
QuickBooksを削除するトランザクションを指定したら、[次へ]をクリックします。 QuickBooksには、次の図に示すように、2番目の[凝縮データ]ダイアログボックスが表示されます。
在庫トランザクションを圧縮する方法を指定します。
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QuickBooksファイルに在庫トランザクションが含まれている場合、QuickBooksは古い在庫トランザクションを削除することを推奨します。 QuickBooksに2番目のCondense Dataダイアログボックスが表示されたら、Remove Inventory Transactionsオプションボタンを選択することでQuickBooksにこれを行うよう指示できます。 （古いトランザクションを削除しない場合は、[すべての在庫トランザクションを保持]ボタンを選択します）。[次へ]をクリックして、3番目の[データの保存]ダイアログボックス（図示せず）に進みます。
クローズとみなされるトランザクションを指定します。
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[次へ]をクリックすると、QuickBooksは、削除する必要のあるクローズドまたは古いトランザクションを正確に構成するものについて、さらに詳しい情報を求めます。チェックボックスを選択すると、削除前のトランザクションを削除しても、削除されていない場合でも、印刷されているとマークされている場合でも、送信済みであるとフラグされている場合でも、削除する必要があります。 [次へ]をクリックして、4番目の[凝縮データ]ダイアログボックスに進みます。
リストクリーンアップを指定します。
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4番目の[凝縮データ]ダイアログボックスを使用して、QuickBooksにリストの一部をクリーンアップするよう指示します。たとえば、[データの集約]ダイアログボックスでチェックボックスをオンにすることができます。
未使用のリスト項目を削除することでリストをクリーンアップすることで、会社ファイルのサイズを縮小するだけでなく、リストで作業しやすくなります。
「次へ」をクリックします。
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QuickBooksには、次の図に示すように、[凝縮データ]ダイアログボックスの5番目のページが表示されます。
凝縮および保管作業を確認します。
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QuickBooksで会社ファイルをアーカイブおよび圧縮する方法を説明した後、QuickBooksは5番目の[Condense Data]ダイアログボックスを表示します。このダイアログボックスでは、データファイルをアーカイブして圧縮するかどうかの確認を求められます。このダイアログボックスを使用して、データをアーカイブして圧縮することを確認します。
「凝縮開始」をクリックします。
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QuickBooksはデータファイルの圧縮処理を開始します。
プロンプトが表示されたらデータファイルをバックアップします。
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凝縮プロセスの冒頭で、QuickBooksはQuickBooks社のファイルをバックアップするよう促します。凝縮操作の一部としてQuickBooks社のファイルをバックアップすることは、他のときにQuickBooks社のファイルをバックアップすることと同じです。
QuickBooksの会社ファイルをバックアップすると、QuickBooksは会社のファイルのアーカイブコピーを保存し、指示に従って会社のファイルの作業バージョンをクリーンアップします。これまでの手順で説明したように、クリーンアッププロセスにはほんの数分かかります。ファイルが非常に大きい場合は、数時間かかることがあります。
