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Microsoft Outlookに付属のセットから始めて少なくとも10通りの方法でメッセージを表示できます。列のタイトルをクリックして、任意のビューの任意の情報列をソートすることによって、各ビューを変更できます。
Outlookでメッセージの表示を変更するには、表示 - >現在の表示を選択し、メニューから
- メッセージのいずれかを選択します。 これはあなたの受信トレイのないフリル画像です - From、To、Subject - 基本だけです。まだ読んでいないメッセージは太字で示しています。他は普通のタイプでリストされています。
- 自動プレビュー付きのメッセージ。 すべてのメッセージを読む時間がないときは、プレビューが役立ちます。最初の数行は、どのメッセージを読むかについてのヒントを与えることができます。自動プレビューには、これらの最初の数行が表示されます。 通常は、まだ読んでいないメッセージのプレビューのみが表示されます。読んだメッセージのタイトルだけが表示されます。実際には、Outlookはあなたが開いたメッセージを読んだことを前提としています。また、メッセージを右クリックし、[既読としてマークする]または[未読としてマークする]を選択することによって、メッセージを既読または未読にすることもできます。
- フォローアップフラグ。 着信メッセージにフラグを立てて、各メッセージに応じて何をする必要があるかを追跡するのに役立ちます。フラグ付きビューは、メッセージにフラグが設定されているかどうかに応じてメッセージをグループ化し、設定されているフラグの種類と時期を表示します。 一部の専門家は、着信メッセージを処理する最も効率的な方法は、自分が必要とすることに従ってメッセージを提出し、各メッセージの優先順位とタイミングに従って処理することです。メッセージフラグは、受け取ったメッセージで何をしなければならないのかを知る便利な方法です。フォローアップ・フラグ・ビューでは、要求されたアクションに従ってメッセージを自動的に整理し、即座に効率的になります。
- 最後の7日間。 数日前に受け取ったメッセージに即座に対応するように求められたら、特に多くの電子メールを受け取った場合、何をすべきかを伝えるメッセージを見つけることは必ずしも容易ではありません。 「最後の7日間」ビューには、過去1週間以内に取得したメッセージのみが表示されます。短いリストのアイテムを見つけるのは、長いリストのアイテムよりも簡単です。 「最後の7日間」リストは、7日間の期間内に到着するメッセージに制限します。メッセージの内容や送信者に応じてメッセージを並べ替えません。ビューの列の上部にあるタイトルをクリックして、送信者の名前またはメッセージの件名に従ってメッセージを並べ替えることができます。
- は、次の7日間旗を掲げました。 本当に重要なメッセージにフラグを立てる場合は、数日後に注意を促すメッセージが最初に注目される可能性があります。ホットなアイテムの中で最もホットなアイテムを素早く確認するには、「次の7日間のためのフラグ」表示を使用します。 フラグ済みのビューと同様に、次の7日間のフラグは、メッセージを送信した人、メッセージの件名、およびマークされたメッセージに対処する時期などの重要事項を表示します。
- 会話のトピック。 あなたのメッセージを受け取った人があなたのメッセージの話題を知っていて、それについて何をすべきかを知るためには、分かりやすい件名を必ず含めてください。運があれば、他の人たちもあなたのために同じことをします。それで、あなたはあなたのメッセージから実際にいくらかのマイレージを得ることができます。
- 差出人。 上司が「3週間前にあなたに送ったボーナスについての電子メールを受け取ったのですか？ "おそらく、あなたは過去3週間の他の人のメッセージを並べ替えるのに多大な時間を費やすことを望まないでしょう。ボスの質問にすぐに答える最も簡単な方法は、差出人ビューに切り替えることです。 ボスの名前はBy Senderビューで即座に見つけることができます。ボーナスというメッセージをダブルクリックします。その後、あなたは上司に言うことができます、 "私は確かにしました。それは私の目の前にあります。 "あなたはすばやく返信することができるので、上司はそのボーナスを喜んでくれます。
- 未読メッセージ。 画面上に表示されるすべてのメッセージを読む必要はありませんが、マーフィーの法律では、最も重要な情報は、まだ読んでいないメッセージに記載されています。未読メッセージビューでは、あなたがまだ素早く覗いていないことをすばやく見ることができます。 メッセージを読むのが終わったら、メッセージが消えてしまうので、受信トレイを常に未読メッセージの表示にしないでください。ほとんどの場合、[メッセージ]ビューを使用して、[未読メッセージ]ビューに切り替えるのが簡単です。
- 送信先 各メッセージが送信される人の名前に従って、受信トレイのビューを並べ替えることは馬鹿に思えるかもしれません。結局のところ、あなたの受信トレイです。すべてがあなたに送られるべきですか、それともここにはないでしょうか？ [送信済み]を使用する理由は2つあります。あなたに来るメッセージの中には、あなたの会社の誰もが扱っているものがあるので、特定のメッセージを個人的に取るべきではないことを知っておくとよいでしょう。 2番目の理由は、受信トレイと送信済みアイテムのフォルダで同じ一連のビューを使用できることです。送信済みアイテムフォルダは、Outlookが他のユーザーに送信したメッセージのコピーを保持する場所です。あなたが誰に送ったものかを知ることは非常に便利です。送信されたメッセージはグループ化されておらず、ソートされているだけなので、メッセージを送信した人の名前順に表示されます。グループ化されたビューには、グループの見出しとして、メールを送信した各ユーザーの名前が表示されます。 [件名]列をクリックすると、リストを送信者別に並べ替えることができなくなります。[送信先]リストが誤ってソートされているように見える場合は、[To]列の上部にある[To]をクリックします。
- メッセージのタイムライン。 メッセージタイムラインビューは、Outlookで最も興味深いビューの1つです。到着時に応じてすべてのメッセージのグラフが表示されます。メッセージタイムラインビューは、到着した時刻を覚えておくことはできますが、到着した理由や送信者を覚えていないときにメッセージを見つけるのに役立ちます。 メッセージを表す小さなアイコンは、実際にメッセージが表すショートカットです。そのメッセージのアイコンをダブルクリックしてメッセージを開くことができます。メッセージアイコンを右クリックすると、メッセージに返信したり、メッセージを削除したり、メッセージを別のフォルダに移動することもできます。
