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ビジネス連絡先のデータベースは常に変更されていますが、Outlook 2003は注文を維持するのに役立ちます。それが顧客であろうとサプライヤであろうと、人々は出入りし、電話番号は変わり、人々は昇進します。連絡先リストを最新の状態に保つことは、場所を考慮したときに激化する課題です。リストは、請求システム、購買部門、各営業担当者のさまざまなアーカイブ（Rolodex、Pocket PCコンピュータ、さらには上部の引き出しに忘れた名刺）で分割されることがよくあります。更新されたデータベースがなければ、顧客とのコミュニケーションがうまくできません。
この問題を解決する方法はいくつかあります。
- 連絡先リストを顧客およびサプライヤのデータベースとして使用します。 あなた自身が働いているときは、受け取った情報を更新します。
- 1人の連絡先リストを会社リストとして使用します。 これを企業ルールにする：誰でも入手できる新しい更新（名刺、新しい情報の電話、電子メールなど）は、データベース更新のために1人の中央担当者に送られます。
- Exchangeサーバー上にパブリックリストを作成し、リストキーパーにする人を選択します。 Business Professional Managerバージョン2. 0は、Office ProfessionalおよびSmall BusinessエディションのOutlookへの無料アドインです。ビジネス連絡先とアカウントを1つのリストとして他の会社と共有することができます。
住所の変更を更新し、新しい連絡先情報をすぐに追加する必要があります。あなたが一人で働いているときは、最初の選択肢が良いです。 2番目のオプションは、Exchangeサーバーを使用できない場合、またはBusiness Contact Manager Version 2を使用しない場合に機能します。コンタクトリストはいつでもどこでもチーム全体が利用できるため、3番目のオプションが最適ですOutlook Webアクセス。新しい連絡先を連絡先リストに入力して保存し、vCardとして連絡先リストの保持者に送信するだけです。
<！ - 3 - >1。保存した連絡先を開きます。 2。アクション、vCardとして転送を選択します。
新しい電子メールが開き、vCardが添付されます。 3。連絡先リストのキーパーに送信します。
連絡先リスト保持者は電子メールを受信し、vCardを電子メールから連絡先リストに単純にドラッグアンドドロップできます。
この方法で連絡先を追加すると、連絡先が作成された日付が（作成されたフィールド名を使用して）自動的に記録され、最後の変更日が維持されます（フィールドModifiedを使用）。この情報を把握したい場合は、連絡先ビューをカスタマイズして[作成済み]フィールドと[修正済み]フィールドを含めるようにカスタマイズできます。
内部販売システム、各営業担当者、または管理チームなど、複数の情報源から連絡先情報を受け取る可能性があります。連絡先を生成した人物と連絡をとることで、追跡が容易になります。
カテゴリを使用すると、この情報を追跡するのに役立ちます。
1。各営業チームメンバーの新しいカテゴリを作成します。 2。新しい連絡先をリストに挿入します。 3。連絡先を開いた状態で、[カテゴリ]ボタンをクリックします。
カテゴリダイアログボックスが表示されます。 4。 [送信者名]カテゴリを選択し、連絡先を保存します。
連絡先はその発信元に関連付けられています。
