QuickBooksのアーカイブについて理解すると、そのプロセスはかなり簡単です。 QuickBooks社のファイルを圧縮するには、次の手順に従います。
- ファイル→ユーティリティ→データの圧縮コマンドを選択します。
QuickBooksに最初の[凝縮データ]ダイアログボックスが表示されます。
- 特定の日付より前の取引ラジオボタンを選択します。
このオプションでは、QuickBooksに、QuickBooksデータファイルのアーカイブコピーを作成し、作業会社のファイルをスキップして、それほど大きくないようにすることを指示します。 QuickBooksは、手順3でトランザクションを削除することを選択した場合、古いトランザクションを削除して、会社のデータファイルの作業バージョンのサイズを縮小します。
- 日付前にトランザクションを削除するよう指定します。
取引を終了する前の日付を指定するには、日付ボックスに日付を入力します。たとえば、2016年12月31日以前にトランザクションを削除してファイルを圧縮する場合は、日付ボックスに 1/1/2017 と入力します。しかし、閉鎖された取引の束を取り除くことを強く感じる必要はありません。 QuickBooks社のファイルが非常に大きくなった場合にのみ、クローズされたトランザクションを削除します。 QuickBooks社のファイル（25MB、50MB、または100MB（メガバイト））でも簡単に作業できます。
<！通常、閉じた古いトランザクションを削除してQuickBooksファイルを圧縮しますが、Condenseコマンドは、トランザクションのないファイルとトランザクションの指定されたデータ範囲のみを持つファイルも作成します。リストと環境設定を保持しているがトランザクションは保持しないファイルを作成するには、「All Transactions」ラジオボタンを選択します。ところで、すべてのトランザクションオプションを使用して、再利用できるほぼ空のファイルを作成することができます（トレーニング用など）。指定した範囲のトランザクションを保持するQuickBooksファイルを作成するには、[日付範囲の外のトランザクション]ラジオボタンを選択し、前後のボックスに範囲をブックエンドする日付を入力します。
QuickBooksを削除するトランザクションを指定したら、[次へ]をクリックします。
- QuickBooksに2番目の凝縮データダイアログボックスが表示されます。
トランザクションの要約方法を指定します。
- ヒストリカルトランザクションを要約する場合、QuickBooksは2番目の[集約データ]ダイアログボックスを使用して履歴データを要約する方法を尋ねます：単一の集計ジャーナルエントリ、月次集計ジャーナルエントリ、要約アプローチに対応するラジオボタンを選択します。QuickBooksで月次サマリジャーナルエントリを作成するので、有意義な比較月報を作成できます）。
QuickBooksでトランザクションを要約する方法を指定したら、[次へ]をクリックします。
- QuickBooksに3番目の[凝縮データ]ダイアログボックスが表示されます。
在庫トランザクションを圧縮する方法を指定し、[次へ]をクリックします。
- QuickBooksファイルに在庫トランザクションが含まれている場合、QuickBooksは古い在庫トランザクションを削除することを推奨します。 QuickBooksが3番目のCondense Dataダイアログボックスを表示したとき、QuickBooksにこれを行うよう指示するには、Summarize Inventory Transactions（推奨）ラジオボタンを選択します。 （古いトランザクションを削除しない場合は、[在庫トランザクションの詳細を保持]ラジオボタンを選択します）。[次へ]をクリックすると、4番目の[データの保存]ダイアログボックスが表示されます。
削除するトランザクションを指定し、[次へ]をクリックします。
QuickBooksは、削除すべき閉鎖されたトランザクションまたは古いトランザクションが何を構成しているかについて、より詳細な情報を要求します。チェックボックスを選択すると、削除前のトランザクションを削除しても、削除されていない場合でも、印刷されているとマークされている場合でも、送信済みであるとフラグされている場合でも、削除する必要があります。
- [次へ]をクリックすると、5番目の[凝縮データ]ダイアログボックスに移動します。
リストクリーンアップを指定して、「次へ」をクリックします。
5番目の[凝縮データ]ダイアログボックスを使用して、閉じた古いトランザクションを削除するだけでなく、一部のリストをクリーンアップする必要があることをQuickBooksに伝えます。 QuickBooksに未使用のアカウント、未使用の顧客、未使用のベンダーなどを削除するように指示するチェックボックスを選択できます。未使用のリスト項目を削除してリストをクリーンアップすることで、会社ファイルのサイズを縮小するだけでなく、リストで作業しやすくなります。
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[次へ]をクリックすると、QuickBooksに6番目の[凝縮データ]ダイアログボックスが表示されます。 QuickBooksがデータファイルのコピーを作成し、結露操作が完了するまでに数分または数時間かかる場合があることをダイアログボックスで確認します。
「凝縮開始」をクリックします。QuickBooksはデータファイルの圧縮処理を開始します。
- プロンプトが表示されたらデータファイルをバックアップします。
凝縮プロセスの開始時に、QuickBooksはQuickBooks社のファイルをバックアップするよう促します。凝縮操作の一部としてQuickBooks社のファイルをバックアップすることは、他のときにQuickBooks社のファイルをバックアップすることと同じです。
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QuickBooks社のファイルをバックアップした後、QuickBooksは会社のファイルのアーカイブコピーを保存し、指示に従って会社のファイルの作業用バージョンをクリーンアップします。繰り返しても、前の手順で説明したように、クリーンアッププロセスにはほんの数分かかります。ファイルが非常に大きい場合は、数時間かかることがあります。
