QuickBooks 2012のクリーンアップとアーカイビング戦略 - ダミー

QuickBooks 2012の会社ファイルをいつ、どのようにクリーンアップしたりアーカイブしたりするかを決めることは、ほとんどの場合問題です常識の最初に考慮する必要があるのは、会社ファイルを凝縮する必要があるかどうかです。

QuickBooksが依然として合理的な速度で動作している場合、リスト上の未使用アイテムが多いために自分自身が狂っていない場合や、データファイルが大きく（100MB以上）大きくならない場合は、凝縮する必要はないかもしれません。あなたは、多くの場合、浄化することによって利益を得られません。清掃しないことで、あなたはまだ完全な詳細な財務記録をあなたの指先で持っています。

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クリーンアップ操作を実行しても、必ずしもQuickBooksデータファイルのサイズが縮小されるわけではありません。したがって、実際にデータファイルを小さくする必要がある場合は、最初にクリーンアップ操作を実行してから、ポータブルQuickBooksデータファイルを保存して復元してください。 クイックブックス会社のファイルをクリーンアップしてアーカイブすることについてのもう1つの常識は、クイックブックスのデータファイルのアーカイブコピーを作成することです。実際には、QuickBooksデータファイルのアーカイブコピーを作成することをお勧めします。これは、あなたまたはCPAが最終調整を行った年の終わりに行います。 <！ - 2 - >

納税申告書と財務諸表の作成に使用されるQuickBooksデータファイルのアーカイブコピーを作成することをお勧めします。データファイルのアーカイブコピーに保存します。

人々は故意に、または誤って古い取引を変更する可能性があります。これは、残念ながら、誰かが前年のQuickBooksデータファイル内のトランザクションを変更できることを意味します。その変更が発生すると、QuickBooksデータファイルを後で見ている人が、納税申告書または財務諸表の番号を説明できないことがあります。

<！例えば、誰かが後に戻って前年の取引を変更し、その取引がその年の総収入を計算するために使用された場合、あなたはもはやQuickBooksデータを使って数字を説明することはできませんあなたの納税申告書と総収入の財務諸表にそれは意味がある、そう？

幸いにもQuickBooksデータファイルのアーカイブコピー（QuickBooksデータファイル、納税申告書と財務諸表に番号を付ける）を持つことで、特定の納税申告番号または財務諸表番号をサポートするQuickBooks取引をいつでも確認することができます。

この点についてまだ混乱している場合は、ややこしいことですが、税務アドバイザーまたはCPAに問題についてお尋ねください。QuickBooksのデータを変更する危険性を説明することができます。QuickBooksのデータは、返品が準備された後、または財務諸表が公開され、配布された後に、返品または財務諸表を作成するために使用されます。