QuickBooks 2011の会社ファイルをいつ、どのようにクリーンアップしたりアーカイブしたりするかを決めることは、ほとんどの場合問題になります常識の最初に考慮する必要があるのは、会社ファイルを凝縮する必要があるかどうかです。 QuickBooksが依然として妥当な速度で動作している場合、リスト上の多くの未使用アイテムのために自分が狂っていない場合、またはデータファイルが巨大な（100MB以上）成長していない場合は、凝縮する。あなたは、多くの場合、浄化することによって利益を得られません。清掃しないことで、あなたはまだ完全な詳細な財務記録をあなたの指先で持っています。
<！ - 1 - >クリーンアップ操作を実行しても、必ずしもQuickBooksデータファイルのサイズが縮小されるわけではありません。実際にデータファイルを小さくする必要がある場合は、最初にクリーンアップ操作を実行してからポータブルQuickBooksデータファイルを保存して復元します。 クイックブックス会社のファイルをクリーンアップしてアーカイブすることについてのもう1つの常識は、クイックブックスのデータファイルのアーカイブコピーを作成することです。あなたまたはCPAが年度を最後に調整した後、年末にアーカイブコピーを作成することをお勧めします。納税申告書と財務諸表の作成に使用されるQuickBooksデータファイルのアーカイブコピーを作成することは良い考えです。なぜなら、データファイルのアーカイブコピーを調べることによって、後でいつでも返品または財務諸表の番号を説明できるからです。 <！ - 2 - >
時には、人々が故意にまたは間違って古い取引を変更することがあります。これは、残念ながら、誰かが前年のQuickBooksデータファイル内のトランザクションを変更できることを意味します。その変更が発生すると、QuickBooksデータファイルを後で見ている人が、納税申告書または財務諸表の番号を説明できないことがあります。たとえば、後に誰かが戻って前年の取引を変更し、その取引がその年の総収益を計算するために使用された場合、QuickBooksデータを使用して税務申告書の番号と財務諸表の説明をすることはできません。総収入。
<！幸いにも、納税申告書と財務諸表に数字を提供したQuickBooksデータファイルであるQuickBooksデータファイルのアーカイブコピーを保有することで、特定の納税申告をサポートするQuickBooks取引をいつでも確認することができます番号または財務諸表番号。あなたがまだこの点について混乱している場合、それはちょっと面倒です。税務アドバイザーまたはCPAに問題について質問してください。QuickBooksのデータを変更する危険性を説明することができます。QuickBooksのデータは、返品が準備された後、または財務諸表が公開され、配布された後に、返品または財務諸表を作成するために使用されます。
