SharePoint 2010でのドキュメントの入出力チェック - ダミー

SharePoint 2010のリボンには、[編集]メニューと同じ多くのドキュメントアクションが表示されます。リボンを使用する利点の1つは、リボンを使用して複数のドキュメントを一度に処理できることです。たとえば、一度に3つの文書をチェックアウトしたいとします。

リボンで行う方法は次のとおりです。

ドキュメントライブラリで、チェックアウトする各ドキュメントの横にあるチェックボックスをオンにします。
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SharePointリボンの[ドキュメント]タブの[チェックアウト]ボタンをクリックします。
確認のプロンプトで[OK]をクリックします。

書類がチェックアウトされます。

または、文書の編集メニューを使用してチェックアウトメニューコマンドにアクセスすることもできます。

チェックアウトとそれに対応するチェックインは、ドキュメントライブラリの礼儀正しいことです。他の人にあなたが文書をチェックアウトするよりも変更を加えていることを知らせるには、より良い方法はありますか？ドキュメントをチェックアウトすると、チェックアウトフラグが「はい」に設定され、ドキュメントをチェックアウトした人の名前が格納されます。

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一般的に言えば、編集したい文書を5分以上チェックアウトしてください。言い換えれば、間違った単語を変更したり、フッター内の日付を更新するだけでなく、その文書をチェックするだけではなりません。もちろん、編集が完了したらドキュメントをチェックインしてください。

SharePointドキュメントライブラリでドキュメントにアクセスするためにSharePoint Workspace（旧称Microsoft Groove）を使用する理由の1つは、ドキュメントをオフラインで操作し、変更してから変更を同期できることです。 SharePoint Workspaceをチェックアウトしてチェックインするよりも、毎日の始めと終わりにSharePoint Workspaceを同期するほうがずっと簡単です。

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一度に1つのドキュメントをチェックアウトすると、ローカルドラフトフォルダにドキュメントを保存するよう指示されます。

ドキュメントライブラリで、チェックアウトするドキュメントの[名前]列にカーソルを置きます。
矢印が表示されたら、その矢印をクリックして文書の編集メニューを表示し、チェックアウトを選択します。

SharePointはチェックアウトのプロンプトを表示します。
[OK]をクリックして、ローカルの下書きフォルダを使用するデフォルト値を受け入れます。

ドキュメントがチェックアウトされ、ローカルのハードドライブにダウンロードされます。

管理者が場所を変更しない限り、ローカルの下書きフォルダはC：users％username％documentssharepoint下書きにあります。

チェックアウトしてダウンロードしたドキュメントを開くには、Windowsエクスプローラでローカルドラフトフォルダを参照し、そのファイルを開く必要があります。ほとんどの人はこの余分なステップを気にしたくありません。

ドキュメントをチェックアウトするときに、WindowsなどのWindows対応アプリケーション（Wordなど）にある場合は、ローカルドラフトフォルダにドキュメントをチェックアウトするかどうかを指定するメッセージが表示されます。一般に、あなたのハードドライブに一時ファイルを作成し、あなたがオフラインであってもチェックアウトされたファイルを編集できるようにするため、Use My Local Drafts Folderオプションを選択します。

ローカルの下書きフォルダを使用しないことを選択すると、ファイルがSharePointサーバーから開きます。これにより、システムがハングして応答しないようになる可能性があります。これは、変更内容がネットワーク経由でサーバーに送られるのを待たなければならないためです。ネットワーク接続が失われた場合、文書の変更が失われる可能性があります。

変更するときにファイルのローカルコピーをダウンロードします。ローカルの下書きフォルダ、SharePoint Workspaceを使用するか、手動でファイルをダウンロードして、変更が完了したら再度アップロードすることができます。

チェックアウトされたドキュメントには、ドキュメントタイプアイコンの矢印が表示されます。ここに示すように、ボトム項目はチェックアウトされていますが、上位2項目はチェックアウトされていません。