アクセス2013 All-In-One for Dummiesチートシート - ダミー

Alison Barrows、Joseph C. Stockman、Allen G. Taylor

Access 2013では、リレーショナルデータベースの力と視覚的なインタフェース。データを表に整理する方法、情報を編集および提示するためのフォームとレポートを設計する方法、情報を選択して結合するためのクエリを作成する方法を学びます。次のステップでは、データベースをスマートにし、SharePointを使用してWebにデータを公開するマクロとVisual Basic for Applications（VBA）スクリプトを作成します。

<！ Access 2013でリレーショナルデータベースを設計する

Access 2013のようなデータベースプログラムを使用する場合、データの入力を開始するだけではありません。その代わりに、リレーショナル・データベース設計を作成し、情報を1つ以上の表に分けます（それぞれがスプレッドシートの列のようなフィールドで構成されています）。テーブルは、リレーショナルジョインによって接続されます。リレーショナルジョインでは、あるテーブルのフィールドが別のテーブルのフィールドと一致（関連）します。一般的な考え方は次のとおりです。

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あなたのデータを特定します。

テキスト、数値、日付、真偽、およびその他のタイプのデータを含む、可能なフィールド（情報の一部）のリストを作成します。

冗長フィールドを削除します。
同じ情報を複数の場所に保管しないでください。あるフィールドを別のフィールドから計算できる場合は、1つだけを格納します。（誕生日や年齢などを保存しますが、両方を保存することはできません。）

フィールドをテーブルに整理します。
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フィールドをグループ化して、各グループがテーブルになるようにフィールドをグループ化します。ストアの受注データベースには、顧客用、製品用、および受注用の1つの表があります。
コードと略語の表を追加します。
州名と2文字コードの表と、データベースで使用する予定の他のすべてのコードまたは省略形の表を含むように計画します。これらの表を使用して、レコードを入力するときに選択できる値のドロップダウンメニューを作成します。

各テーブルの主キーを選択します。
主キーは、テーブルの各レコードを一意に識別するフィールドです。オートナンバー型フィールドを使用して、各レコードに一意のID番号を割り当てるようにAccessに指示することができます。

テーブルをリンクします。
どのテーブルに他のテーブルのフィールドと一致するフィールドが含まれているかを確認します。注文入力データベースでは、注文テーブルには、注文した顧客を識別するフィールド、つまりCustomersテーブルの主キーフィールドと一致するフィールドが含まれている必要があります。ほとんどの関係は、1つの表の1つのレコードが別の表の複数の（または全くない）レコードと一致する

1対多、です。 Access 2013でのフィールドタイプの選択に関するヒント

Access 2013でデータベースを設計するときは、各フィールドのタイプを決定します。 Accessには12種類のフィールドタイプが用意されています。フィールドに保存するデータを最もよく記述するフィールドタイプを選択します。フィールドタイプは、フィールドを使用するために必要な分析タイプに適しています。ここでは、どのタイプのフィールドを使用するかについてのヒントを紹介します。

フィールドの種類

内容	短いテキスト
最大255文字のテキスト（スペースと	の句読点を含む）。電話番号、郵便番号、その他の郵便番号のような数字の場合は、のコードにも、数字フィールドではなくテキストフィールドを使用します。長いテキスト最大65,536文字のテキスト。長いテキストフィールドには
リッチテキスト（書式設定されたテキスト）を含めることができ、	のみを追加するように設定することで、ユーザーにテキストノートを蓄積させることができます。数字数字のみ。数値の前に+または - を小数点としてとして使用できます。フィールドで数学を行う場合は、
数値または通貨フィールドを使用します。	通貨通貨記号が前に付いた数字（$、&、）
AutoNumber	各レコードに固有の番号で、1から始まるレコードを追加するときにAccessによって割り当てられます。ほとんどのテーブルでは、主キー
フィールドとしてオートナンバー型フィールドを使用します。	日付/時刻日付、時刻、またはその両方。ハイパーリンク
ハイパーリンクとして書式設定されたテキスト文字列。（リンクをクリックすると、	ページに移動します）。このフィールドタイプは、
関連情報がWeb上で利用可能な場合に特に便利です。	はい/いいえはいまたはいいえ（特定の条件が効果にあるかどうか） - True / False、On / Off、
男性/女性。フォームのチェックボックスとして	フィールドを表示する場合は、「はい/いいえ」フィールドを使用します。添付ファイル 1つまたは複数のファイル全体（絵、音声、Word ドキュメント、さらにはビデオ）を添付ファイルの1つのフィールドに格納します。
計算済	式で作成されたデータ。多くのクエリ、フォーム、およびレポートで
計算値が使用される場合は、[計算済み]フィールドを使用します。	Handy Access 2013のキーボードショートカットマウスを使用する人もいますが、Access 2013にはキーボードショートカットがたくさんあります。次のキーボードショートカットは、Access 2013で特に便利です。一部のキーストロークはAccess 2013のどこでも機能します。他の人は、特定のビューでのみ動作します。キーの組み合わせ

アクション

ヘルプウィンドウを表示する	Ctrl + F1
リボンを非表示または表示する	F5
レコード番号	F9
選択したオブジェクトのスペルを確認します。	F9
ウィンドウの別の領域にフォーカスを移動します。 >選択したオブジェクトを削除する	Alt + Enter
デザインビューで、選択した	オブジェクトのプロパティを表示する
Ctrl + C	選択したテキストをクリップボードにコピーする
Ctrl + Ctrl + N	新しいデータベースを開始する
Ctrl + O	開いているテーブルでテキストを検索（960） Ctrl + S 選択したオブジェクトを保存します。
Ctrl + V	クリップボードの内容をアクティブウィンドウに貼り付けます。
Ctrl + P < Ctrl + X	選択したテキストまたはオブジェクトを削除し、クリップボードに保存します。
Ctrl + Z	元に戻すことができる最後の操作を元に戻しますl-time
お気に入り！）	Ctrl +;
今日の日付のタイプ	Ctrl + "
前の	レコードの同じフィールドからエントリを複製します。
Esc	入力したものを取り消します。
Access 2013データベース設計の秘訣	Access 2013と別のデータベースプログラムを使用するかどうかにかかわらず、データベース設計の5つのコマンドがあります。うまく設計されたデータベースは、データの管理を容易にします。情報が所在する場所ではなく、所属する場所に保管します。
情報を保存する場所は、表示される場所とは関係ありません。スプレッドシートでは、スプレッドシートを印刷するときに表示する場所に情報を入力しますが、データベースの動作は異なります。データベースでは、情報の構造に基づいてテーブルに情報を格納します。情報は多くのレポートに表示されることがありますが、1つのテーブルの1つのフィールドにのみ格納します。	特定のレポートに表示するのではなく、実際に存在する情報を格納します。このルールは最初のルールの結果です。書籍のタイトルを購入注文のすべての大文字（大文字）で表示するには、Accessがタイトルを大文字に変換します。適切な大文字で書籍のタイトルを保存して、すべてのレポートの大文字と小文字を区別しないようにしてください。 Accessには、テキスト、数値、および日付のフォーマット方法を調整できる組み込み関数が多数あります。
ゴミを吸い取ったり、ゴミを出したりしないでください（GIGO）。	あなたのデータベースに良い、賢明なデザインを作成することを迷惑にならないで、正しい、きれいなデータを入力するように気をつけなければ、データベースはゴミでいっぱいになります。正しく設計されたデータベースは、それぞれの情報が明確な名前のテーブルに明確な名前のフィールドに1回だけ格納され、適切な検証ルールが適所に格納されているため、設計が難しいデータベースよりも保守が容易です。はい、それは多くの仕事のように聞こえるが、10、000の間違ったレコードのデータベースをクリーンアップ（控えめなことを許して）さらに多くの仕事です。
あなたのプログラムとあなたのデータを分けてください。	他のユーザーと共有または配布するデータベースを作成する場合は、すべてのテーブルを1つのデータベース（バックエンド）に格納し、他のすべてのオブジェクトを別のデータベース（フロントエンド）に格納します。次に、これらの2つのデータベースをリンクして、すべてを機能させることができます。テーブルを他のすべてと分離することで、後でクエリ、フォーム、レポートなどをテーブルのデータに影響を与えずに更新することができます。早期に頻繁にバックアップします。
さて、このヒントはデザインに関するものではありませんが、省略することも重要です。データベースを毎日バックアップしてください。運が良ければ、あなたのオフィスには、データベースを含む定期的（おそらく夜間）のバックアップシステムが既に用意されています。そうでない場合は、定期的にデータベースのバックアップコピーを作成し、大きな変更を加える前に必ずバックアップコピーを作成してください。問題を発見するのにしばらく時間がかかる場合に備えて、最新のバックアップだけでなく、複数のバックアップを保存してください。	ガベージ・アウトのための正しいアクセス・ツールの検索

テーブルやフォームを介してデータベースに送られるデータがガベージである場合、クエリやレポートを使って出力や分析を行うと、ゴミも出ます。幸いにも、Accessには、各フィールドに入るデータがそのフィールドに入るはずのデータであることを確認するためのツールが多数用意されています。

データ型：

間違った型のデータが入力されないようにするには、正しいデータ型を使用します。 フィールドサイズ：
このプロパティは文字数を制限します。たとえば、フィールドが4文字を超えないようにする場合は、フィールドのサイズを4に設定します。 フォーマット：
このプロパティを使用すると、データが正しく表示されます。たとえば、テキストをすべて大文字または小文字に変更することができます。 入力マスク：
入力マスク
は、入力できる文字を指定することで、フィールドで許可される情報を制限します。注文番号に2文字とそれに続く4桁の数字がある場合、データの形式を知っているときは入力マスクを使用します。電話番号と郵便番号は、入力マスクが有用なフィールドの他の例です。入力マスクは、[書式]フィールドプロパティで機能します。デフォルト値：

このプロパティは、他の値が入力されていない場合にデフォルトで表示される値を定義します。別の値が入力されるまで、デフォルト値がフィールドに表示されます。

フィールドまたはレコード

検証ルール： データは入力前にこのルールを渡す必要があります。このプロパティは、検証テキストプロパティルールで機能します。
必須： このプロパティは、フィールドにレコードを保存するための値が必要であることを指定します。 TabキーまたはEnterキーが押され、New Recordボタンがグレー表示されている場合、値を入力しないと、Accessは新しいレコードを作成しません。
ゼロ長の許可： このプロパティは、 ""（テキスト、テキスト、およびハイパーリンクのフィールドのみ）のような長さがゼロのエントリを許可するかどうかを指定します。長さゼロのフィールドを使用すると、存在しない情報と、未知のまたは入力されていないヌル値（空白）を区別できます。このオプションを設定すると、必須フィールドに長さ0の文字列を使用できます。両方とも許可されている場合は、入力マスクを使用して、長さゼロのフィールドをNULL値と異なるようにすることができます。
索引： フィールドの索引付けを選択すると、フィールドに重複値が許可されないように指定できます。このプロパティは、データシートビューからもアクセスできます。これは、リボンの[データシート]タブのチェックボックスです。参照フィールド：このプロパティを使用すると、別のフィールドに格納されているフィールドの値を選択できるため、スペルの間違いがなくなり、フィールドのオプションが標準化されます。ルックアップ・ウィザードを使用してルックアップ・フィールドを作成します。
Access 2013でVisual Basic for Applicationsを効率的に使用する Visual Basic for Applications（VBA）を使用してAccess 2013データベースアプリケーションを自動化する場合、空白のページで失われてコードを書き始めることがあります。どこから始めますか？ここでは、プロのようにVBAコードを書くための簡単なガイドラインをいくつか示します：
ヘルプを参照してください。 F1キーを押すといつでもMicrosoft Accessヘルプが起動し、VBAコードの例が表示されます。 オブジェクトブラウザを使用します。
オブジェクトブラウザを使用すると、VBA内のオブジェクトのプロパティとメソッドを調べることができます。 Visual Basic Editorで、[表示] - [オブジェクトブラウザ]を選択するか、単にF2キーを押します。もっと助けてください。
もちろん、VBA内のビルトインヘルプツールはすばらしいですが、お気に入りのブラウザを使ってインターネットでVBAコードの作成に関するヘルプを検索することもできます。自分のプロジェクトのために借りるか借りることができる例を見つけることさえできます。あなたのエラーを処理します。
最も完璧なプログラマでさえ、エラーの発生を止めることはできませんが、プログラムを停止することを止めることができます。 On Error GotoおよびResumeステートメントでのVBAの組み込みエラー処理を使用して、エラーをトラップし、プログラムフローを変更して、アプリケーションがそれらを使用する人々を苛立たせないようにします。関数とサブプロシージャを使用します。
プログラムのさまざまな領域で実行されるタスクを処理するための関数とサブプロシージャを使用します。原則として、プログラムのある領域から別の領域にコードをコピーして貼り付けることがわかっている場合は、そのコードを独自の手順に入れることができます。マクロをVBAコードに変換します。

Access 2013のマクロ設計者は、アプリケーションを自動化するための事前定義タスクのリストから選択することができます。マクロを作成し、そのマクロをVBAコードに変換して、最初から入力した場合の外観を確認します。

Access 2013内から他のプログラムとデータを共有する

Access 2013は、独自の優れたデータベースアプリケーションですが、他のプログラムとのデータのやり取りも可能です。プログラムがVisual Basic for Applications（VBA）をサポートしている場合は、Accessからそのプログラムを制御できます。

Microsoft Excel：
Excelの多くのユーザーは、データを格納するための構造がより必要になるため、Accessに巻き込まれることになります。しかし、これらの人々の中にはAccessに飛躍しない人もいるので、AccessとExcelの間に強い結びつきが残っています。 ExcelスプレッドシートをAccessのテーブルとして使用することも、VBAからExcelアプリケーションを完全に制御することもできます。

Microsoft SQL Server：
SQL Serverは、少なくともテーブルとクエリの観点から、ステロイドでのアクセスに似ています。大量のデータを使用している場合は、AccessからSQL Serverにデータを移動して速度とパフォーマンスを向上させることができます。データがSQL Serverに格納されると、Accessフォーム、レポート、マクロ、およびモジュールを構築して、SQL Serverのデータを使用することができます。

Microsoft Word：
Accessを使用するほとんどの人もWordを使いました。あなたが手紙を書いているのか、仕事のリストを作っているのかにかかわらず、Wordはどこに向いているのでしょうか。また、Wordをレポートツールとして使用して、ブックマークを作成してAccessからデータを配置したり、他のユーザー（Accessに精通していないユーザー）がWord文書内の他の情報を編集したりすることができます。

Microsoft SharePoint：
SharePointは、ウェブ上のデータとの共有およびコラボレーションに関するMicrosoftのビジョンです。Access 2013から、SharePointサーバーとデータを共有できます。 SharePoint 2013サーバーにアクセステーブル、クエリ、フォーム（ビューとして）、およびマクロを格納するカスタムWebアプリケーションを作成して、Access 2013をインストールしなくても、Web上でこれらのフォームにアクセスできます。

Microsoft Outlook：
Outlookは単なる電子メールツールではありません。連絡先管理システムでもあります。コンタクト、カレンダー、およびタスクの情報をAccessアプリケーションと共有して、1か所に入力する必要があります。