10個のプロジェクト管理の落とし方と回避方法 - プロジェクトを管理するダミー

プロジェクトの管理は難しいです。スコープ、リソース、期待、スケジュール、予算は常に変化しています。 Microsoft Projectはプロジェクトの構成、計画、および追跡の仕組みを手助けすることができますが、プロジェクト管理のすべての落とし穴を防ぐのに役立つものではありません。ここでは、最も一般的な落とし穴の10点を見て、それらを回避する方法についてのヒントを示します。

始まりが小さすぎる

新しいプロジェクトで右足を始めるには、大きな図を反映させて詳細を体系的に細分化します。プロジェクトを完了するために必要な詳細な作業に入る前に、プロジェクトの目的、目的、戦略的重要性を理解しておく必要があります。

<！ - 1 - >

まず、以下の質問をしてください。プロジェクトは成果物で編成する必要がありますか？フェーズで？地理的には？技術の種類別にこれらの方法でプロジェクトを構成することの意義を考えてみてください。プロジェクトをどのように整理したいのかを決める人は、あなたの作業ブレークダウンストラクチャ（WBS）を始めることができます。フェーズごとに整理する場合は、プロジェクトの各フェーズがWBSの最上位レベルに反映されます。成果物がプロジェクトを構成するより良い方法であると判断した場合、それらはトップレベルです。トップレベルが確立されると、トップレベルをより詳細な作業パッケージに分解したり、作業パッケージからタスクに分解したりすることができます。

- >

あなたの前提をカバーできません。

前提条件なしでプロジェクトを計画することはできませんでした。仮定を立てることは問題ではありませんが、他の人があなたの前提を知っている、あるいは共有していると信じることは、問題です。 新しいプロジェクトを開始するたびに、ExcelスプレッドシートまたはWord表の前提条件ログを作成します。仮定を文書化し、それを検証する期限を指定し、コメント用のフィールドを追加します。それは非常に簡単ですが、誰もが同じ仮定の下で動作していることを保証します。 <！ - 3 - >

仮定の影響を受けるタスクの「ノーツ」セクションに仮定を貼り付けます。

あなたのプロジェクトを唯一のVIP（非常に重要なプロジェクト）として扱う

あなたのプロジェクトはあなたにとって重要です。実際、あなたの仕事の最も重要な側面かもしれません。しかし、他の人にとってそれほど重要ではないかもしれません。進行中のプロジェクトが多い組織で働いている場合、あなたの優先順位は第1位ではない可能性があります。リソースがプロジェクトから引き出されて別のプロジェクトに役立つときは、スケジュールに戻って計画を修正して作業を完了させるだけです。ベースラインを修正するか、新しいベースラインを作成する必要があるかもしれません。

可用性がスキルであると考えてください

プロジェクトの奥深くで作業を行い、完了しなければならない作業とリソースの可用性をバランスさせようとする場合、最も簡単な戦略は、最初に割り当てられていない、その人をタスクに割り当てます。問題は、割り当てられていないリソースが作業を行うスキルを持っていない可能性があることです。たとえば、IT部門における従業員の地位は、データベースを構築したり、システムを構築したりすることを保証するものでも、暗示するものでもありません。作業を完了するために必要なスキルを特定し、使用可能なリソースのスキルセットを特定します。あなたは、エントリレベル、ミッドレベル、エキスパートなど、スキル

レベル

、 を特定する必要があるかもしれません。 無制限のリソースの神話を購読する すべてのタスクの作業時間と作業時間を計算していない場合、1つのリソースに多くの作業を割り当てるリスクがあります。ほとんどの場合、リソースはフルタイムのプロジェクト専用ではありません。多くのリソースは

行列

組織で働いています。彼らは複数のプロジェクトに取り組むか、プロジェクト作業を行います。 プロジェクトに費やされるリソースの長さとそれに応じたレベルを決めることができない場合、リソースが100％専用でないか、またはリソースを割り当てられているためにプロジェクトが遅れてしまうと、不愉快な驚きに直面します。 非現実的な見積もりに頼る

プロジェクトマネージャーは、チームメンバーが作業の正確なコストと期間を見積もることに頼っています。結局のところ、あなたはあらゆる分野の主題専門家になることはできません。しかし、あなたが開発したスケジュールと予算についてまだ説明責任を負っているので、見積もりがどのように開発されたかを理解し、適切な見積もり方法を検証する必要があります。 セクションには、見積もりの​​基礎と、見積りに関連する変数を把握するのに役立つ見積もりを作成するために使用される前提条件について文書化する。

Murphy's Lawの準備を忘れる

プロジェクトマネージャーは、できることがあります。しかし、問題を解決して結果を出すビジネスであるということは、あなたが盲目的にプロジェクトについて楽観的であることができるという意味ではありません。時間と予算を提供することは、スケジュールと予算の両方に対して緊急時の準備を確立することに部分的に依存します。あなたは本質的にリスクが高い個々のタスクのための予備を確立し、全体的なプロジェクトの予備を設定することができます。より単純なプロジェクトのためには、10％の予備で十分です。最先端技術については、50％以上の予備が必要な場合があります。

狂気に会う

課題を完了するための第1の障害は間違いなくミーティングです。 1つの会議から次の会議に向かって忙しい就業日を思い出して、その日の終わりに達するだけで、あなたが自分の仕事を完了できなかったことに気づくでしょう。あなたはおそらくそれらのすべてに出席する必要はなかったでしょう - あるいは、彼らが少なくともより効果的に運営されていれば、半分の時間で終了する可能性があります。

会合の狂気を止めろ！必要な場合にのみ、ミーティングをスケジュールします（毎週のステータスミーティングでさえ）。 2週間ごとにチームミーティングを開催するか、個々のチームメンバーと1対1のミーティングを行うことで試してみてください。

議題に関する特定のトピックがステークホルダーからの入力を必要とする場合は、その人に会議のその部分だけに出席し、その後仕事に復帰することを義務付ける。

それは唯一のモデルではないことを忘れてください

Projectを使用して効果的なスケジュールを作成する方法を知った後、現実のスケジュールを間違えないでください。このスケジュールは、現時点で入手可能な情報を考慮すると、現実の単純なモデル

です。情報、前提条件、見積り、およびリソースは、すべての変更、リスク、および問題が存在しており、当然、プロジェクトの範囲が変更されます。したがって、プロジェクトをベースラインにするとすぐに、それは時代遅れです。

最新の情報でモデルを更新するのはもちろんですが、単にイベントをスケジューリングしても起こることは保証されません。

奇跡に頼る あなたがプロジェクトに入力したリソースと情報を考慮して期限を守る方法が分からない場合は、その期限を過ぎることはありません。事実、プロジェクトは積極的な配達日に内在する問題を伝えるのに役立ちます。ステークホルダーにスケジュールを示すことができ、タスクの完了をスピードアップする方法を決定する際に役立つよう依頼することができます。場合によっては、利害関係者は関連情報を提供して、早期に完了することができます。しかし、他のケースでは、特定の日付までにプロジェクトを実行したいと考えていますが、期日を満たす合理的な方法はありません。 あなたは非現実的な締め切りに直面したとき、できるだけ早くそれを満たしてください。しかし、期限が単に不可能な場合は、それを認めてください。プロジェクトを使用して、プロジェクト成果物を達成するための代替アプローチを検索することができます。ただし、時間を圧縮するためには使用できません。