マルチユーザ環境でのQuickBooks 2013プロとプレミア - ダミー

QuickBooks ProおよびPremier 2013では、QuickBooksデータファイル用にいくつかのパスワードを設定できます。これについて本当にすっきりしているのは、QuickBooksに特定のユーザーとパスワードが特定のことだけを行えるようにすることができるということです。

たとえば、事業主はパスワードを持っている可能性があります。しかし、例えば、新しい経理担当者は、システムに請求書を記録するだけのパスワードを持っているかもしれません。

<！ QuickBooks ProおよびQuickBooks Premier 2013エディションで追加のユーザーとパスワードを設定するには、次の手順に従います。

会社を選択→ユーザーとパスワードを設定→ユーザーの設定コマンド。

QuickBooksにユーザーリストダイアログボックスが表示されます。 [ユーザーとロール]ダイアログボックスには、QuickBooksアクセスが設定されているすべてのユーザーと、QuickBooksを使用するときにQuickBooksが満たす役割を識別します。ダイアログボックスの[ユーザーリスト]タブにある[ユーザー]リストには、現在システムにログオンしているユーザーも示されます。

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QuickBooksに[ユーザーの追加]ボタンをクリックしてユーザーを追加するように指示します。
QuickBooksには、最初の[Set User Password and Access]ダイアログボックスが表示されます。

ユーザーを特定し、パスワードを入力します。
パスワードを設定する各ユーザーにユーザー名を付けます。ユーザー名ボックスに短い名前（おそらくはユーザーの名）を入力して、これを行います。ユーザーを特定したら、[パスワード]テキストボックスと[パスワードの確認]テキストボックスにユーザーのパスワードを入力します。

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ユーザーの役割を特定します。
使用可能な役割リストボックスを使用して、ユーザーが入力する役割（または職務）を選択します。次に、[追加]ボタンをクリックして、割り当てられた役割のユーザーのリストに選択した役割を追加します。ユーザーから役割を移動するには、[割り当てられた役割]リストボックスから役割を選択し、[削除]をクリックします。

[新規ユーザ]ダイアログボックスの下部にある[説明]ボックスには、通常、選択したロールを割り当てられるQuickBooksユーザのタイプなど、ロールの詳細が表示されます。

（オプション）必要に応じてロールを変更します。
QuickBooksのヘルプを使って、あなたが担当する役割を微調整することができます。これを行うには、「ユーザーとロール」ダイアログボックスの「ロール」タブを選択し、変更するロールをクリックして「編集」ボタンをクリックします。 QuickBooksに[ロールの編集]ダイアログボックスが表示されたら、[エリアとアクティビティ]リストからアカウンティングアクティビティまたはエリアを選択し、[エリアアクセスレベル]ボタンを使用して、選択したロールを持つユーザが実行できる操作を指定します。

[None]ラジオボタンを選択すると、ユーザーにアクセス権がないことを指定できます。[完全]ラジオボタンを選択することで、ユーザーがフルアクセス権を持っている必要があることを示すことができます。ユーザーが部分的にアクセスする必要がある場合は、[部分]ボタンを選択し、必要に応じて[作成、変更、削除、印刷、および天びんの表示]チェックボックスをオンまたはオフにします。 [OK]をクリックして変更を保存し、[ユーザーとロール]ダイアログボックスに戻ります。

「エリア」リストおよび「アクティビティ」リストのエントリの1つを選択すると、どの役割に最初にアクセスしたかを確認できます。 QuickBooksは、エリアアクセスレベルボタンとボックスを使用して、ロールの現在の設定を表示します。

（オプション）ユーザーのアクセス許可を確認します。
ユーザーを設定したら、ユーザーに与えたアクセス許可を確認する必要があります（注意してください）。これを行うには、[ユーザーと役割]ダイアログボックスの[ユーザーリスト]タブをクリックし、ユーザーを選択して[アクセス許可の表示]ボタンをクリックします。

QuickBooksが表示権限ダイアログボックス（図示せず）を表示したら、ユーザーを選択して表示ボタンをクリックすると、ユーザーが実行できる操作と実行できない操作の詳細な一覧が表示されます。

（オプション）役割の変更を確認します。
役割の権限を変更する場合は、その変更を確認することもできます。これを行うには、「ユーザーと役割」ダイアログボックスの「役割リスト」タブをクリックし、役割を選択して「権限の表示」ボタンをクリックします。 QuickBooksは、あなたとQuickBooksが設定した役割を一覧表示する別のバージョンの表示権限ダイアログボックスを表示します。

確認する役割を選択し、[権限の表示]ボタンをクリックします。 QuickBooksには、View Permissionsウィンドウの別のバージョンが表示され、ロールを持つ人が行うことができることとできない人の詳細なリストが表示されます。

ユーザーと役割のアクセス許可の確認が完了したら、[閉じる]をクリックして開いているウィンドウを閉じ、[キャンセル]または[閉じる]ボタンをクリックして開いているダイアログボックスをすべて閉じます。
この時点から、新しいユーザーはQuickBooksを使用できます。しかし、彼または彼女の権利はあなたが指定したものに限られています。

会計士は、特定のユーザーが持つ権利を見たいと思うことがよくあります。これは、CPAによって年間閉鎖の一環として監査されている場合に特に当てはまります。（たとえば、銀行が監査済みの財務諸表を必要とする場合は、監査を受けることができます。）QuickBooksの[権限の表示]ウィンドウは、このデータをオンラインで見るためのすばらしい方法です。権限情報のコピーを印刷する場合は、ウィンドウの[印刷]ボタンをクリックします。