QuickBooks 2012の優れた会計管理を維持する - ダミー

ビデオ: QuickBooks Online 2019 Tutorial: Getting Started 2025

QuickBooks 2012に複数のアカウンティングシステムユーザーを導入すると、アカウンティングコントロールの必要性が高まります。会計システムにアクセスすることによって、ユーザーは誤って会計システムにエラーを導入することがあります。または、残念なことに、一部のユーザーが意図的にビジネスを不正行為する可能性があります。

これらの理由により、意図しないエラーを最小限に抑え、盗難の機会を最小限に抑えるためのQuickBooks会計管理技術の一部：

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実地棚卸数と棚卸資産勘定記録を定期的に比較します。 在庫は残念ながら縮小します。人 - 時には従業員、しかししばしば万引き人などの疑似顧客 - は在庫を盗みます。

したがって、在庫の損失を最小限に抑え、正確な会計記録を維持するために必要なことの1つは、定期的にインベントリの物理的な数と経理記録が示すものを比較することです。
<！たとえば、小さなコンビニエンスストアでは、毎日のタバコの目録、毎週のビールとワインの目録、および他のすべての食料品の目録品目を毎月または毎年比較したいと考えるかもしれません。最も価値があり、最も簡単で盗難にあう品目を頻繁に数えるこのアプローチは、次の2つのことを行います。
在庫の縮小が迅速に確認されます。
- ビジネスオーナーは、最も頻繁に盗まれた在庫のタイプを特定することによって、または在庫が最も頻繁に盗まれた場合でも、在庫の縮小を最小限に抑えることができます。
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  銀行口座を調整する。
事業主が行うべきことの1つは、自分の銀行口座を調整することです。多くの場合、会計担当者による従業員の盗難は、従業員が所有者が見ていない会社の銀行口座に小切手を書く方法を把握するときに発生します。架空の詐欺的な取引を見つけ出すための確実な方法の1つは、オーナーに銀行の声明を照合させることです。所有者が銀行報告書を照合する場合、銀行の口座に対する会計と会社のQuickBooks会計記録を比較することができます。明らかな不一致が修正される可能性があります。つまり、QuickBooksの課金記録がより正確です。さらに、不透明で疑わしいトランザクションは、ビジネスオーナーが小切手を注意深く見ているときに明らかになる傾向があります。

可能な場合は、物理的な拘束から会計を分離する。
中小企業では、あるアクティビティの会計処理を、そのアクティビティの物理的な保管または物理的な責任から常に分離することは困難です。たとえば、棚卸資産会計を物理的な保管またはその在庫へのアクセスから分離するのは難しいです。たとえば、店員はたばこを盗み、紙巻たばこの現金登録によって在庫記録を調整することが容易になるかもしれない。それにもかかわらず、会計から物理的な保管を分離することができるところでは、ビルトインのエラーチェックが行われます。 CPAには、資産の物理的な保管と会計および簿記の職務を分離する方法を考案する際に助けを求めることができます。そして、本当に、本当にこれを行うべきです。残念ながら、従業員の盗難は非常に一般的です。

QuickBooksの使用を従業員に教える。

あなたは、2つの基本的な理由で任意のサイズのビジネスを持っている場合、QuickBooksを使用するよう従業員を訓練する必要があります。
QuickBooksを使用する方法を知っている人は、 できるならば、従業員に援助や訓練、あるいはその両方を提供することは理にかなっています。これらのリソースにより、QuickBooksの機能をより快適に、より正確に使用して財務情報を構築し、ビジネスをより適切に管理できるようになります。
- 厄介な会計記録は従業員の盗難を偽装しています。多くの場合、従業員の盗難が発生したときに表示されることの1つは、実際には勘違いされた会計記録です。トレーニングはより正確な経理記録を意味するだけでなく、盗難や横領につながる環境がない可能性が高いことを意味します。
- QuickBooksファイルを閉じます。会計学の原則コースを受講する場合、閉鎖とは、収益と経費の勘定をゼロにするための簿記手順のセットを意味します。 QuickBooksでは、閉鎖とは何かを意味します。しかし、あなたはまだあなたのデータの整合性を維持するためにQuickBooksファイルを閉じたいと思っています。ここでは、「編集」→「環境設定」コマンドを選択し、「会計」を選択して「会社の設定」タブを選択し、「締め切り日の設定日付/パスワード」ボタンをクリックします。 QuickBooksでプロンプトが表示されたら、「締め切り日」とパスワードを指定します。
この情報を提供した後、QuickBooksはユーザーを禁止するか、ユーザーが終了日前にトランザクションを変更または入力することを制限します。（パスワードをお持ちの方のみ、締め切り日より前の日付の取引を変更または入力することができます）。