QuickBooksで良い会計管理を維持する方法 - ダミー

QuickBooksは複数のユーザーが使用できます。多くの企業は、一定の規模まで成長した後、会計情報にアクセスできる複数のユーザーをサポートする必要があり、場合によっては会計トランザクションを作成する機能も必要です。残念なことに、複数の会計システムのユーザーがビジネスオーナーのためのリスクを作り出しています。会計システムにアクセスすることによって、ユーザは誤って会計システムにエラーを導入したり、残念なことに意図的にビジネスを欺くことができます。これらの理由から、ビジネスオーナーまたはビジネスマネージャーが意図しないエラーを最小限に抑え、盗難の機会を最小限に抑えるために使用できるQuickBooksの制御技術のリストを以下に示します。

<！ - 1 - >

実地棚卸数と棚卸資産勘定記録を定期的に比較します。残念ながら、在庫は縮小します。人 - 時には従業員、しかししばしば万引き人などの偽の顧客 - は在庫を盗みます。したがって、在庫の損失を最小限に抑え、正確な会計記録を維持するために必要なことの1つは、定期的に在庫の物理的な数と経理記録が示すものを比較することです。

<！最も価値があり、最も簡単に盗む品目を頻繁に数えるこのアプローチは、2つのことを成し遂げます。
在庫の縮小が迅速に確認されます。
ビジネスオーナーは、最も頻繁に盗まれた在庫のタイプを特定することによって、または在庫が最も頻繁に盗まれた場合でも、在庫の縮小を最小限に抑えることができます。
- 銀行口座を調整する。ビジネスオーナーが行うべきことの1つは、自分の銀行口座を調整することです。多くの場合、会計担当者による従業員の盗難は、従業員が所有者が見ていない会社の銀行口座に小切手を書く方法を把握するときに発生します。架空の詐欺的な取引を見つけ出すための確実な方法の1つは、オーナーに銀行の声明を照合させることです。
- <！ - 3 - >
オーナーが銀行の明細書を照合すると、銀行の口座と会社のQuickBooks会計記録を比較することができます。明らかな不一致が修正される可能性があります。これは、QuickBooksの課金記録がより正確であることを意味します。さらに、不透明で疑わしいトランザクションは、ビジネスオーナーが小切手を注意深く見ているときに明らかになる傾向があります。
可能な場合は、物理的な拘束から会計を分離する。中小企業では、あるアクティビティの会計処理をそのアクティビティの物理的な保管または物理的な責任から常に分離することは困難です。たとえば、棚卸資産会計を物理的な保管またはその在庫へのアクセスから分離するのは難しいです。
QuickBooksの使用を従業員に教える。あなたは、2つの基本的な理由で任意のサイズのビジネスを持っている場合、QuickBooksを使用するよう従業員を訓練する必要があります：
QuickBooksの使い方を知っている人は、
厄介な会計記録は従業員の盗難を偽装しています。
- QuickBooksファイルを閉じます。アカウンティング・オブ・アカウンティングのコースを受講した場合、閉鎖とは、歳入と経費勘定をゼロにするために誰かが行う簿記手続きを意味し、その結果、歳入と経費を簡単に計算することができます。 QuickBooksでは、閉じることは何かを意味します。
- しかし、データの整合性を維持するために、QuickBooksファイルを閉じたいと思っています。ここでは、「編集」→「設定」コマンドを選択し、「会計」を選択し、「会社の設定」タブを選択して、「締め切り日設定の日付/パスワード」ボタンをクリックします。 QuickBooksにメッセージが表示されたら、締め切りの日付とパスワードを指定します。
この情報を提供した後、QuickBooksは、締め切り日前に取引を変更または入力することを禁止または制限します。（パスワードを知っている人のみが、締め切り日より前の日付の取引を変更または入力することができます）。

QuickBooks会計システムを管理します。多くのビジネスオーナーは、会計システムを、請求書、給与および年間税務申告に必要な情報を作成するツール以上のものと見なしていません。残念なことに、会計システムとの遠い関係は、事業主がしばしば会計システムで起こることを積極的に管理する必要性を感じないことを意味します。

会計システムは、あなたのビジネスをより良く管理するために使用するツールでなければなりません。そして、それは可能性があります。しかし、あなたのビジネスをより良く管理するためのツールになるには、システムを管理する必要があります。
単純なチェックリストを作成することで、人々がしなければならないことを何らかの形でやっていることを容易に確認できます。

サンプル月額会計To-Doリスト

タスク

完了しましたか？

データのバックアップとオフサイトへの移動	銀行勘定の調整
すべての請求書、クレジットメモ、明細書の出力
任意の保留口座の清算
納入された財務諸表
請求書、請求書、
購買発注、非在庫在庫明細）
サンプル年次会計To-Doリストタスク