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ベンダーから多くのものを注文する企業は、注文時に商品を追跡するために購入注文を使用することがよくあります。 QuickBooks Online（QBO）の購入注文は、お客様のアカウントに影響を与えません。代わりに、彼らは単にあなたが注文したものを追跡するのを助けます。注文が到着したら、ドアに入っている商品と購入注文に記載されている商品を比較して、それらが一致することを確認することができます。
発注書を使用する予定の場合、通常、発注処理は次のように行われます。
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仕入先に注文し、注文した注文と一致する注文書をQBOに入力します。
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あなたが注文したアイテムを、通常はアイテムの請求書と一緒に受け取ります。受け取った明細を購買発注と照合し、明細の請求書を入力します。請求書がない商品または商品がない場合、請求書を受け取ることがあります。
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ベンダーの請求書を支払います。
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購買発注トランザクションウィンドウを使用して購買発注を入力します。経費取引ページまたは作成メニュー（プラス記号）からこのウィンドウを開くことができます。典型的な注文書はここに示されているように見えますが、そのウィンドウはCheckウィンドウによく似ています。
購買発注トランザクションウィンドウに記入すると、QBOは購買発注にOpenのステータスを割り当てます。トランザクションウィンドウの左上隅にベンダ名のすぐ下にステータスが表示されます。
商品、仕入先請求書、またはその両方を受け取った場合は、仕入先に支払ったもの（またはあなたが借りているもの）を示す請求書、小切手、費用取引またはクレジットカード請求を記録します。
これらのトランザクションのいずれかで未処理の購買発注を持つ仕入先を選択すると、ウィンドウの右側にペインが表示され、使用可能な購買発注が表示されます。小切手トランザクションに請求書を追加するのと同じ方法で、[追加]ボタンをクリックして、購買発注をトランザクションに追加します。ここで、小切手取引が開始され、未処理の購買発注を持つ仕入先が選択されます。
[追加]をクリックして購入注文をトランザクションに追加すると、QBOは、チェック取引の明細詳細セクションの最初の利用可能な行に購買注文行を追加します。また、QBOは、ベンダー名の下に、Checkトランザクションに1つのリンクされたトランザクションがあることを示します。
小切手取引を保存してから購買発注を再度開くと、QBOは購買発注ステータスをオープンからクローズに変更し、誤って別の取引に購買発注を追加しないようにしました。
トランザクションに間違った注文書を追加すると、行の右端にあるゴミ箱アイコンをクリックして、明細詳細セクションの購入注文行を削除できます。
QBOは、トランザクションに購入注文の一部のみを追加することはできません。したがって、購買発注の一部のみを受け取った場合は、購買発注をトランザクションに追加し、受け取った購買発注の部分の支払いを、未受信明細のチェックから行を削除して記録します。購買発注の未処理部分を引き続き追跡するには、元の購買発注を手動で終了し、残りの未処理明細を含む新しい購買発注を登録することができます。 2つ目の購入注文（基本的にはバックオーダー）を作成するときに、元の購入注文に関連してそれを追跡するのに役立つ番号を割り当てます。
ギア→会社設定→経費を選択すると、独自のカスタム発注番号を使用できます。次に、注文書の横の鉛筆をクリックして注文書の設定を編集し、[カスタム取引番号]チェックボックスを選択して、[保存]をクリックします。
未処理の購買発注を特定する必要がある場合は、購買発注一覧レポートを使用します。
