QuickBooks 2012データファイルを凝縮する方法 - ダミー

QuickBooks 2012 Condenseコマンドは、QuickBooksデータファイルのアーカイブコピーと呼ばれる永続的なコピーを作成します。会社ファイルのアーカイブコピーは、特定の時点に存在する会社ファイルのスナップショットになります。

誰かが後に質問をした場合（会計士や連邦または州の監査人など）、データファイルのアーカイブコピーを使用して、特定の時点で企業ファイルがどのように見えるかを表示できます。 - 1 - >

アーカイブの内容を理解した後、それはかなり簡単です。 QuickBooks会社のファイルを圧縮するには、次の手順に従います。<ファイル>→[ユーティリティ]→[データの圧縮]コマンドを選択します。

QuickBooksは、下の図に示すように、最初の[凝縮データ]ダイアログボックスを表示します。

特定の日付より前の取引ラジオボタンを選択します。

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このオプションは、QuickBooksに、2つのことをしたいことを伝えます。QuickBooksデータファイルのアーカイブコピーを作成し、それほど大きくないように作業会社ファイルのサイズを縮小します。 QuickBooksは、手順3でトランザクションを削除することを選択した場合、古いトランザクションを削除して、会社のデータファイルの作業バージョンのサイズを縮小します。
日付前にトランザクションを削除するよう指定します。
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取引を終了する前の日付を指定するには、日付ボックスに日付を入力します。たとえば、2009年12月31日以前にトランザクションを削除してファイルを圧縮する場合は、日付ボックスに
12/31/2009
と入力します。しかし、閉鎖されたトランザクションの束を取り除くことを強く感じる必要はないことに注意してください。 QuickBooks社のファイルが非常に大きくなった場合にのみ、クローズされたトランザクションを削除します。 QuickBooks社のファイルで、25,50、またはさらに100MB（メガバイト）のサイズでも簡単に作業できます。 QuickBooksを削除するトランザクションを指定したら、[次へ]をクリックします。 QuickBooksには、次の図に示すように、2番目の[凝縮データ]ダイアログボックスが表示されます。 QuickBooksが削除するトランザクションの要約方法を指定します。

2番目の[凝縮データ]ダイアログボックスを使用して、QuickBooksが削除するトランザクションを要約する方法を指定します。単一の仕訳入力または毎月の仕訳入力を使用して、QuickBooksでトランザクションを要約することができます。これは、適切なオプションボタンを使用して選択したものです。

または、「要約を作成しない」オプションボタンを選択して、QuickBooksが削除するトランザクションを置き換える要約仕訳入力を作成しないようにすることができます。完了したら、「次へ」をクリックします。クイックブックスには、在庫トランザクションを圧縮する方法を尋ねる第3の[凝縮データ]ダイアログボックス（図示せず）が表示されます。
在庫トランザクションをどのように縮約するかを指定します。

QuickBooksファイルに在庫トランザクションが含まれている場合、QuickBooksは古い在庫トランザクションを削除することを推奨します。 QuickBooksが3番目のCondense Dataダイアログボックスを表示するときに、QuickBooksにこれを行うよう指示するには、Remove Inventory Transactionsオプションボタンを選択します。 [次へ]をクリックして、4番目の[集約データ]ダイアログボックス（図示せず）に進みます。

クローズとみなされるトランザクションを指定します。
[次へ]をクリックして、在庫トランザクションについて質問する[凝縮データ]ダイアログボックスを移動すると、QuickBooksは、取り除かれるべき「閉じた」または「古い」トランザクションを正確に構成する情報を少し質問します。

削除前のトランザクションを削除しないと、削除されていない、印刷されたとマークされている、送信されたとフラグが立てられているなどの理由で、トランザクションを削除するかどうかを指定します。 [次へ]をクリックして、5番目の[凝縮データ]ダイアログボックスに進みます。
リストクリーンアップを指定します。

4番目の[凝縮データ]ダイアログボックスを使用して、QuickBooksにリストの一部をクリーンアップするよう指示します。データ集約ダイアログボックスでチェックボックスを選択することができます。使用されていないリスト項目の削除によってリストをクリーンアップすることで、会社ファイルのサイズを縮小するだけでなく、人々がリストで作業しやすくなります。

「次へ」をクリックします。
QuickBooksには、次の図に示すように、[凝縮データ]ダイアログボックスの5番目のページが表示されます。

凝縮および保管作業を確認します。
QuickBooksで会社ファイルをアーカイブおよび圧縮する方法を説明した後、QuickBooksは5番目の[Condense Data]ダイアログボックスを表示します。このダイアログボックスでは、データファイルをアーカイブして圧縮するかどうかの確認を求められます。このダイアログボックスを使用して、データをアーカイブして圧縮することを確認します。

「凝縮開始」をクリックします。
QuickBooksはデータファイルの圧縮処理を開始します。

プロンプトが表示されたらデータファイルをバックアップします。
凝縮プロセスの冒頭で、QuickBooksはQuickBooks社のファイルをバックアップするよう促します。凝縮操作の一部としてQuickBooks社のファイルをバックアップすることは、他のときにQuickBooks社のファイルをバックアップすることと同じです。

QuickBooksの会社ファイルをバックアップすると、QuickBooksは会社のファイルのアーカイブコピーを保存し、指示に従って会社のファイルの作業バージョンをクリーンアップします。これまでの手順で説明したように、クリーンアッププロセスにはほんの数分かかります。ファイルが非常に大きい場合は、数時間かかることがあります。