複数のユーザーがQuickBooksを使用する場合は、追加のユーザーを設定する必要があります。
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会社→ユーザー→ユーザーと役割の設定コマンドを選択します。
QuickBooksに[ユーザーと役割]ダイアログボックスが表示されます。 [ユーザーとロール]ダイアログボックスには、QuickBooksアクセスが設定されているすべてのユーザーと、QuickBooksを使用するときにQuickBooksが満たす役割を識別します。ダイアログボックスの[ユーザーリスト]タブに表示される[ユーザー]リストには、現在システムにログオンしているユーザーも示されます。
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「新規」ボタンをクリックしてユーザーを追加することをQuickBooksに伝えます。
このボタンをクリックすると、QuickBooksは新規ユーザーダイアログボックスを表示します。
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ユーザーを特定し、パスワードを入力します。
ユーザーごとにユーザー名を設定する必要があります。ユーザー名ボックスに短い名前（おそらくはユーザーの名）を入力して、これを行います。ユーザーを識別したら、[パスワード]テキストボックスと[パスワードの確認]テキストボックスにユーザーのパスワードを入力します。
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ユーザーの役割を特定します。
使用可能な役割リストボックスを使用して、ユーザーが入力する役割（または職務）を選択します。次に、[追加]ボタンをクリックして、割り当てられた役割のユーザーのリストに選択した役割を追加します。ユーザーから役割を削除するには、[割り当てられた役割]リストボックスで役割を選択し、[削除]をクリックします。
[新規ユーザ]ダイアログボックスの下部にある[説明]ボックスには、通常、選択したロールを割り当てられるQuickBooksユーザのタイプなど、ロールの詳細が表示されます。
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（オプション）必要に応じてロールを変更します。
（QuickBooksのヘルプを使用して）あなたが割り当てる役割を微調整することができます。これを行うには、「ユーザーとロール」ダイアログボックスの「ロール」タブを選択し、変更するロールをクリックして「編集」ボタンをクリックします。
QuickBooksに[ロールの編集]ダイアログボックスが表示されたら、[エリアとアクティビティ]リストでアカウンティングアクティビティまたはエリアを選択し、[エリアアクセスレベル]ボタンを使用して、 [None]ラジオボタンを選択すると、ユーザーにアクセス権がないことを指定できます。
[完全]ラジオボタンを選択すると、ユーザーがフルアクセス権を持っている必要があることを示すことができます。ユーザーが部分的にアクセスする必要がある場合は、「部分」ボタンを選択し、作成、変更、削除、印刷、および天びんの表示の各チェックボックスをオンまたはオフにします。 [OK]をクリックしてロールへの変更を保存し、[ユーザーとロール]ダイアログボックスに戻ります。
「エリア」リストおよび「アクティビティ」リストのエントリの1つを選択すると、どの役割に最初にアクセスしたかを確認できます。 QuickBooksは、エリアアクセスレベルボタンとボックスを使用して、ロールの現在の設定を表示します。
一般的なルールとして、会計管理に関しては、最小限のアクセスを提供したいと考えています。誰かが日々の仕事のためにQuickBooksデータファイルにアクセスする必要がない場合、[なし]ボタンを選択する必要があります。
多少のアクセスが必要な場合（仕事の見積もりや請求書を準備するためなど）、そのアクセスだけを提供します。
従業員や下請け業者、または会計士が会計システムの中でうまく処理できるようになればなるほど、誤ってまたは故意にシステムにエラーを導入するリスクが高くなります。また、あなたが与える権利とアクセスが大きくなればなるほど、誰かがあなたから盗むことが容易になります。
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（オプション）ユーザーのアクセス許可を確認します。
ユーザーを設定したら、ユーザーに与えたアクセス許可を確認する必要があります（注意してください）。これを行うには、[ユーザーと役割]ダイアログボックスの[ユーザーリスト]タブをクリックし、ユーザーを選択して[アクセス許可の表示]ボタンをクリックします。
QuickBooksで[権限の表示]ダイアログボックスが表示されたら、ユーザーを選択して[表示]ボタンをクリックすると、ユーザーが実行できる操作と実行できない操作の詳細な一覧が表示されます。
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（オプション）役割の変更を確認します。
役割の権限を変更する場合は、その変更を確認することもできます。これを行うには、[ユーザーと役割]ダイアログボックスの[役割の一覧]タブをクリックし、役割を選択して[アクセス許可の表示]ボタンをクリックします。 QuickBooksには、あなたとQuickBooksが設定した役割を一覧表示する別のバージョンの表示権限ダイアログボックスが表示されます。
確認する役割を選択し、[権限の表示]ボタンをクリックします。 QuickBooksには、View Permissionsウィンドウの別のバージョンが表示されます。ロールのある人ができることとできない人の詳細なリストが表示されます。
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ユーザーと役割のアクセス許可の確認が完了したら、[閉じる]をクリックして開いているウィンドウをすべて閉じ、[キャンセル]または[閉じる]をクリックして開いているダイアログボックスを閉じます。
この時点から、新しいユーザーはQuickBooksを使用できます。しかし、彼または彼女の権利はあなたが指定したものに限られています。
会計士は、特定のユーザーが持つ権利を見たいと思うことがよくあります。これは、CPAによって年間閉鎖の一環として監査されている場合に特に当てはまります。 （銀行が監査済みの財務諸表を希望する場合は、監査を受けることができます）。
QuickBooksの[権限の表示]ウィンドウは、このデータをオンラインで見るためのすばらしい方法です。権限情報のコピーを印刷する場合は、ウィンドウの[印刷]ボタンをクリックします。
