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ビデオ: QuickBooks Online 2019 Tutorial: Getting Started 2025
QuickBooks Onlineは、ダウンロードしたトランザクションを確認する際にあなたの習慣を習得しようとします。 QBOに従うためのルールを確立することによって、プロセスを一緒に助けることができます。ルールを設定すると、特定のタイプのトランザクションの処理方法をQBOに事前に通知するため、レビュープロセスのスピードアップを図ることができます。
ルールの仕組み
例えば、シェルガソリンスタンドから業務用自動車のガスを購入し、QBOの金融機関に接続したクレジットカードを使用して支払うとします。効果的には、シェルステーションのすべての取引をあなたの燃費アカウントに分類する必要があります。
<！ - 1 - >これらのトランザクションの1つにカテゴリを手動で割り当てて、QBOが自分のプリファレンスを "学習"するのを待つか、QBOに従うルールを設定することができます。ルールを設定する際には、ルールを適用するアカウントや取引の種類（金銭や金銭など）などの情報を指定します。
すべてのアカウントまたは特定のアカウントに影響を与えるルールに影響を与えるルールを作成できます。
<！ - 2 - >QBOが取引を行う前に、個々の取引が満たす基準を特定します。最後に、QBOが基準を満たす取引に割り当てる情報を指定します。たとえば、トランザクションタイプとカテゴリを指定できます。
確立するルールは、次の2つの方法のいずれかで動作します。
- QBOはルールを使用してダウンロードしたトランザクションの変更を提案し、レビューし、承認します。または、
- QBOがルールの条件に一致すると判断したすべてのトランザクションにルールを自動的に適用させ、それらのトランザクションをQBOに追加することを選択できます。
最初のアプローチを使用すると、QBOは、銀行とクレジットカードのページの[確認のために]タブで、ルールを見つけてルールを適用する予定のトランザクションを識別します。カテゴリまたは一致列には、ルールアイコンが表示されるため、これらのトランザクションを識別できます。
QBOは、異なるアイコンを使用して、ルールに一致するが、まだあなたの会社に追加されていないトランザクションを識別し、ルールによって自動的に追加されたトランザクションを識別します。
第2のアプローチは危険に見えるかもしれませんが、実際はそうではありません。 QBOは自動的にルールを適用しますが、QBOが自動的に受け入れるトランザクションを変更することはできます。
ルールの作成
同じタイプのルールを使用して、変更を提案し、レビューする必要があるルールとルールに基づいてトランザクションを自動的に追加するルールのいずれかを設定します。あなたが物事を別のやり方で行う唯一のステップがあります。
- 取引→銀行を選択します。
銀行とクレジットカードのページが表示されます。
- ページの右側で、[更新]ボタンの横にある下矢印をクリックし、[ルールの管理]を選択します。
QBOにルールページが表示されます。
- [ルール]ページの右上にある[新しいルール]ボタンをクリックします。
QBOに[ルール]ダイアログボックスが表示されます。
- ルールに名前を付けます。これは意味があります。
- ルールがQBOに入金された金額またはQuickBooksから流出する金額に適用されるかどうかを特定し、ルールを適用する勘定を選択します。
- ダウンロードしたトランザクションを調べてルールを適用するかどうかを決定する際に使用する基準を設定するには、「トランザクションが合う場合」を参照してください。
[行の追加]ボタンを使用して複数の条件を設定し、トランザクションが条件のすべてまたはいずれかを満たす必要があることを指定できます。 「すべて」を指定する方が厳しくなり、QBOはルールの適用をより選択的に行います。
セクションの最初のリストボックスでは、QBOが取引明細、銀行テキスト、または取引金額を設定した条件と比較するかどうかを指定できます。これらの質問には、「銀行とクレジットカード」ページの「説明」列に表示されるテキストを説明（取引の説明）します。銀行テキストオプションは、銀行がダウンロードする銀行詳細の説明を参照します。ダウンロードしたトランザクションをクリックすると、銀行明細の説明が表示されます。 「銀行詳細」の説明は、編集中のトランザクションの左下に表示されます。
- [ルール]ダイアログボックスの下部で、ルールの基準を満たすトランザクションにQBOが適用する情報を設定します。次の1つ以上を選択できます。
- トランザクションタイプを選択します。QBOがトランザクションに割り当てる必要があります。
- ルールの条件を満たす取引に適用する受取人および1つ以上のカテゴリを選択します。
- オプションとして、ルールの条件を満たす各トランザクションにメモを追加します。
- QBOがルールの条件を満たす取引を自動的に貴社に追加するようにするには、[自動的にマイブックに追加]チェックボックスをオンにします。
これは、これらのステップの紹介で見つけた「異なる」ステップです。このボックスを選択すると、QBOがこの規則を適用するトランザクションを承認する必要はありません。しかし、いつでも自動的に追加されたトランザクションに変更を加えることができます。
- [保存]をクリックします。
ルールを作成したら、[ルール]ページの[アクション]列を使用してコピーして、不要なルールを削除することができます。ルールを編集する必要がある場合は、「アクション」列の「編集」ボタンをクリックして、「ルール」ダイアログ・ボックスを再度開き、変更を加えます。
会計士、QBO会社間でルールをエクスポートしてインポートすると、クライアントを支援し、時間を節約できます。
