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ACTで厄介な重複を見つける！ 2007データベースは難しいことですが、不可能ではありません。同じ人や会社の複数のレコードを持つことは一般的なので、ACT！事前定義された基準に基づいて重複レコードを簡単にチェックすることができます。その後、重複したレコードの参照を作成して削除することができます。これらの重複レコードを検索するために使用される基準を変更することもできます。
重複した連絡先を削除するには、次の手順を実行します。
<！ - 1 - >1。どんなACTからでも！ツール - >重複スキャンを選択します。
デフォルトでは、ACT！会社名、連絡先名、電話番号に基づいて重複連絡先レコードを探します。これらの3つのフィールドの内容が2つ以上の連絡先に対して同一である場合、ACT！それらを重複として表示します。 ACTの仕組みを指定できるようになりました！重複チェックダイアログボックスで連絡先レコードが重複していないかチェックします。 2。 Find Duplicate Contactsエリアで、ACTに必要な3つのフィールドを選択します。重複した連絡先データを検索するために使用します。
<！ - 2 - >
3。 [OK]をクリックします。連絡先リストが開き、重複が見つかったことを知らせるダイアログボックスが表示され、それらを組み合わせるかどうかが尋ねられます。このリストから、レコードを削除したり、レコードを保持したり、重複したレコードを結合することができます。 4。重複を結合する場合は、プロンプトで「はい」をクリックして続行します。
連絡先データのコピー/移動ウィンドウが開きます。これは、重複する連絡先をマージするときに実行する6つのウィンドウのうちの最初のウィンドウです。重複をマージするのは、遅くて厄介な作業です。ペアごとに複製をマージする必要があります。連絡先がマージされた後、アンマージ機能はありません。慎重に進んでください！
ウィザードを進めると、次の6つのタスクが実行されます。
•重複のセットを選択します。
• 最初の連絡先レコードから2番目の連絡先レコードに情報をコピーするかどうかを決定します。
• 発信元と連絡先を選択します。 あなたの選択に応じて、連絡先の1つが送信元になり、もう1つが送信先になります。既定では、新しく結合された連絡先にすべてのターゲット情報が含まれます。ソースフィールドの情報を保持する場合は、フィールド内をクリックして、[コピー]ボタンをクリックします。
• 追加情報 をソースからターゲットに移動するか、情報が両方のレコードに重複して残るかを選択します。
• 併合する追加要素を選択します： メモ、履歴、アクティビティ、機会、セカンダリ連絡先、およびドキュメント。ソースの連絡先に3つのノートがあり、ターゲットに4つの異なるノートがある場合、最終連絡先は7つのノートで終わります。
• ソースレコードを保持するか削除するかを指定します。 あなたの便宜のために、ACT！あなたの決定を容易にするために情報を要約します。ソースレコードを削除する場合は、情報が失われている可能性があることを示す恐ろしい警告で[はい]をクリックします。 5。 Finishをクリックします。
2つの重複レコードが1つにマージされます。 削除したレコードや連絡先情報の元に戻すことはできません。誤って重要な情報を削除した場合は、すぐにバックアップファイルにアクセスして情報を復元してください。
