Lotus Notes 6で会議をスケジュールする - ダミー

新しいミーティングを作成するには、まずカレンダーを開き、アクションバーのミーティングをスケジュールするボタンをクリックします。空のミーティングフォームが表示されます。図1では、サンプルの会議フォームを見ることができます。

図1： 新しい会議の作成。

Meetingフォームのフィールドのほとんどは、Appointmentフォームのフィールドと同じです。あなたは、主題、時間、所在地、場所などの基礎を記入する必要があります。次に、誰が招待するかを検討します。

<！ - 1 - >

招待者の招待

最も単純な場合は、会議に出席する人の名前を入力するだけです。新しいミーティングフォームの[招待者]セクション（左下）と日付、時刻、場所の各欄に記入してください。図1に示すように、必須、オプション、およびFYIという3つのタイプの人を招待できます。

必須： このフィールドに名前を記載している人は、Notesによって会議の必須参加者とみなされます。このことは、スケジューラを使用して会議に最適な時間をNotesに依頼するときに特に重要です。

<！オプションとして：

ノーツに関する限り、これらの人々は本当に必須の人々のようなものです。 Notesが会議に最適な時間を見つけるように尋ねると、Notesはスケジュールを調べます。人がミーティングの招待状にオプションの招待者として記載されている場合、出席は必ずしも必須ではありません。 FYI：
会議 - 招待状とは別の通知を誰かに送信する場合は、このフィールドを使用します。チームメンバーとのミーティングをスケジュールする必要があるとします。 [必須]フィールドに各チームメンバーの名前を入力し、上司の名前をFYIフィールドに入力します。そうすれば、あなたの同僚はそれぞれ会議への招待状を受け取ることになりますが、あなたのマネージャーは代わりに会議の通知を受け取ります。あなたの上司はあなたが会議を持っていることを知っていますし、あなたは招待状を送っただけでなく、彼女は出席する予定もありません。 <！ - 3 - >

[必須]フィールドと[オプション]フィールドの人には、ミーティングの招待状のFYIフィールドにリストする人の名前は表示されません。

パブリックディレクトリから名前を選択するには、[必須]、[オプション]、および[FYI]フィールドの右側にある小さな電話帳のようなボタンをクリックします。

新しいミーティング招待状を作成する最も簡単な方法は次のとおりです。

1。 [件名]フィールドに件名を入力します。 2。 Whenフィールドで、会議の開始日と終了日時を選択します。 3。 [場所]フィールドで、場所を設定します。 4。 [招待者]フィールドに、招待するユーザーの名前を入力します。5。アクションバーの[招待の保存と送信]ボタンをクリックします。

招待されたすべての人は、受信トレイに会議に来るように頼むというメッセージを受け取ります。

このアプローチの唯一の問題は、確かに直接的ですが、一般的に、あなたとあなたのゲストとの間で電子メールメッセージを前後に往復することです。あなたは知っている、 "私は9時30分にそれを作ることができませんが、代わりに約10何ですか？ "多様。特定のミーティングに招待する人の数に応じて、招待状を送信した後、実際にこれらを調整しようとするとかなりの時間を費やしているかもしれません。これらはすべて「はい、できます」または「いいえ、私は応答することはできません "。

あなたはこのジレンマを簡単にスカートすることができます。上記のシンプルなプロセスを使用するのではなく、Notesスケジューラに各招待者のカレンダーを最初に見直して、誰もが利用できる共通の時間を見つけだすよう依頼してください。この情報を武器に、誰もが（うまくいけば）便利な会議時間を設定できます。あなたの招待状は、あなたが知っている（heh、heh）日時がすでにプリロードされているゲストの受信トレイに到着します。あなたのゲストは誰もが拒否することができますが、ほとんどのスケジュールの競合を避けるため、これはかなり劇的に減少します。

スケジューラの使用

会議参加者がいつでも参加可能な場合に、Notesが会議の最適な時間を提案するようにするには、まだ招待を保存して送信ボタンをクリックしないでください。むしろ、いつものようにミーティングフォームに必要事項を記入し、ミーティングフォームのスケジューラセクション（下部）にあるClick to See Invitee、Room、およびResource Availabilityボタンをクリックします。（図1を参照してください）。図2は、スケジューラを開いたままのミーティング招待のサンプルを示しています。

図2：

スケジューラを使用して、いつあなたのゲストが会うことができるかを調べます。

スケジューラを使用してNotesが会議時間を見つけることができるときは、最適な時間またはスケジュールの詳細を表示する2つの方法があります。まず、[表示]の下にある[概要]ラジオボタンを選択して、そのビューを保護します。このビューは、あなたが招待しているすべての人々が利用可能な時間の提案のブローバイアブアを一目で見ることができるので、おそらく最も使いやすいでしょう。

Notesが示す時代の1つを使用するには、「選択日の推奨時間」ドロップダウンリストからすべての人に便利な時間を選択し、その下にある「選択時間を使用」ボタンをクリックします。 Notesはミーティングの招待状の時間を調整します。このリストの項目をクリックすると、[会議]フォームの上部にある[セクション]のフィールドが適宜変更されていることがわかります。

小さな月のカレンダー（フォームの右下）の日付をクリックすると、別の日を調べたり、その日にあなたのお友達がいつ利用可能かを確認することができます。

選択日の候補時間見出しの見出しの横にある小さな矢印を確認します。この矢印をクリックすると、より多くのスケジュール可用性選択肢が表示されます。表示されるドロップダウンリストから、特定の日、週、または月の互換性のある空き時間を検索することを選択できます。これは、あなたが招待している人々があなたが選んだ元の日付に空きがない場合に特に便利です。

招待されたすべての 人のために時間を見つけることができない場合は、[必要なものすべてをチェックする]オプションをクリックし、次に続くドロップダウンリストを使用して、人。これは、20人を超える、より大きい番号の会議をスケジュールしようとしているときに役立ちます。

あなたの招待客が利用可能な時間を見つけるもう一つの視覚的な方法は、スケジュールの詳細でそれらを見ることです。 [詳細]ラジオボタン（[表示]見出しの下）を選択すると、各ゲストが利用可能な時間を示す表が表示されます。図3にそのようなビューを見ることができます。このスケジューリングテーブルの利点の1つは、1人につき2週間の空き時間の可用性を確認できることです。

図3：

自由時間を見つけるための個々のスケジュールの詳細を表示します。

誰もが利用可能な時間を見つけるまで、大きくて透明な垂直バーをドラッグします。（これが起こると緑色に変わります）。表の白いブロックは、開いている時間と利用可能な時間を表し、色付きのブロックは、与えられた参加者が他に占有された時間を表します。すべての招待者が利用できない場合は、縦棒が赤色に変わり、あなたの全身が出席できないことを知らせます。（画面の下部にあるキーは、各色がどのようなステータスを示しているかを示しています）。

すべての方法で時間を見つける方法を選択しても、アクションの[招待の保存と送信]ボタンをクリックする必要がありますあなたが終わったらバー。