クイックブックス2015：10ビジネスオーナーの財務上のヒント - ダミー

ビジネスオーナーは横領や偽造の試みを未然に防ぐためにビジネスの財務面で積極的な役割を果たす必要があります。 QuickBooksの財務諸表を確認し、お金の所在をよく把握し、誰が財務を処理しているかを確認します。この10の財務上のヒントに従うことで、ビジネスを安全かつ良好に保つことができます。

あなた自身の小切手にすべて署名します。

これは簿記係に対する泥沼ではありません。しかし、中小企業では、人々（特に全面的な簿記担当者）があなたを簡単にいたずらする機会があります。あなた自身のすべての小切手に署名することによって、あなたはあなたの現金流出の脈動にあなたの指を維持します。はい、このプラクティスは面倒です。チェックの積み重ねにサインするたびに書類作成をしなければなりませんが、代わりの方法を覚えておいてください。

<！ところで、あなたがパートナーシップを組んでいる場合、少なくとも2人のパートナーが小切手に共同署名するか、少なくとも大きな小切手を持っているべきです。

間違った方法で小切手に署名しない

多くの小切手に署名すると、速く激しい（必然的に読めない）署名を使用するよう誘惑されることがあります。あなたが野球にサインしているときにあなたの名前を不正に読み取ることは大変なことですが、小切手に署名しているときにはしないでください。明確な署名、特に個人的なスタイルの感覚が特徴的です。十字線と二点の波線は偽造しやすいです。

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簿記者の前にキャンセルされた小切手を確認する。

銀行の明細書に表示されている小切手イメージを確認してください。

この情報は、確かに帳簿管理者をブラウジングすることに関するものではありません。それでも、ビジネスオーナーは、銀行の声明を最初に開いて、取り消された小切手の各署名を検討するだけで、誰かが小切手の署名を偽造しているかどうかを判断できます。

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小切手を調べないと、銀行口座の記録を更新できる守秘義務のない従業員は、あなたの署名を偽りなく偽造することができます。そして、もし彼らが決して口座を借り入れることがなければ、彼らは捕らえられないでしょう。

銀行の和解を再確認する

簡単な関連事項：銀行の和解をしている人でない場合は、作業を行っている人が行った和解作業を必ず確認してください。 （おそらくあなたの簿記者でしょうか？）このレビューは、目の別のセットが仕事を見てエラーをキャッチすることを意味するだけではありません。このレビューは、面白いビジネスが発生しないことを確認するもう1つの機会を提供します。

そして、ああ、もう1つの厄介な点：前の2つか3つの手続きに従う気がしませんか？そうすれば、あなたは銀行ではなく、偽造品からのいかなる損失も食べることができます。

コンピュータを知っている簿記者を選択する

簿記を雇うときにFBIバックグラウンドチェックを要求する必要はありませんので、心配しないでください。実際、QuickBooksを使用する場合、中小企業の会計システムに精通している人を雇う必要はありません。しかし、小切手帳を持ち、コンピューターで作業する方法を知っている人を見つけてください。 QuickBooksを理解するのに問題はありません。

もちろん、カブのトラックから落ちた人はいません。しかし、あなたが1つの町に入った人を雇ったとしても、その人をQuickBooksでスピードアップするのは大変なことではありません。

ダブルエントリーの簿記と給与計算を知っている簿記を見つけることができます。

QuickBooksの仕事を手助けする人を探している間、理想的な候補者の技術スキルに関するコメントがいくつかあります。 …ダブルエントリーの簿記を知っている簿記者は、非常に有益ですが、公正であるとはいえ、そのような知識はおそらく必須ではないでしょう。

もし可能であれば、給与計算を行う方法を知っている人を探してください。連邦給与税だけでなく、州給与タックスサンド事業もあります。 （この種の人が見つからない場合は、給与計算を大規模な給与計算サービスに簡単に委託することができます。）

財務諸表を定期的にレビューする

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QuickBooksが簡単に生成する損益計算書を定期的に作成して確認します。その資産と負債のリストを使ってバランスシートを調べることを常習的にする。あなたのビジネスのリズムと韻律についての有益な洞察を与える別の1つまたは2つのレポートを探して見つけてください。 （あなたの間違いはおそらくあなたの貸借対照表にグーフィー番号として表示されます。）

<！おそらく、2つまたは3つのわかりやすいレポートを見ることで、操作についてかなり確かな扱いをすることができます。また、これらの財務諸表を定期的に（週に1〜2回）見て、会計システムを誘惑の機会を見つけるためと危険なトラップを避けるための両方に役立つツールに変えます。

3つのQuickBooksレポートを見て、あなたのビジネスを実行する方法は次のとおりです。

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当年度と前年度の年次数値を比較する損益計算書（

）（これにより、今年の業績を前の年度と比較して見ることができます

• 売掛金要約 経年変化（どの顧客および顧客が延滞しているかを見ることができるため）

• 貸借対照表 （現金と運転資金を監視し、 ）

• 適切な会計システムを選択する QuickBooksを使用するときは、現金ベースの会計または見越しベースの会計を使用します。企業の現金流入が売上高を反映し、現金流出が経費を反映する場合、現金ベースの会計はうまくいく。しかし、この状況は多くの企業では起こりません。例えば、戸建て住宅の請負業者は、（銀行からの借り入れによって）現金を入金することがありますが、金銭を出すことはできません。また、22％の利子でお金を貸している質屋のオーナーは、現金がビジネスから毎日出てきても、お金を払うかもしれません。

原則として、在庫を売買する場合、発生基準会計は現金ベースの会計よりも効果的です。しかし、現金ベースの会計は、通常、法人税を控除します。

あなたのビジネスでQuickBooksが動作しない場合

QuickBooksは優れた中小企業会計プログラムです。しかし、QuickBooksがあなたのニーズに合っていないように見える場合、たとえば、製造元にとってより効果的なプログラムや、業界特有の特別な機能を含むプログラムが必要な場合、より複雑なもの）中小企業会計パッケージ。

QuickBooks ProまたはQuickBooks Premierからジャンプする前に、QuickBooksのエンタープライズソリューションバージョンをチェックアウトしてください。これは、より多くの費用がかかりますが、より大きなビジネスにも役立ちます。 QuickBooksのエンタープライズ版は、「通常の」バージョンとほぼ同じように見え、動作します。 QuickBooks ProまたはQuickBooks Premierを知っている場合は、QuickBooks Enterpriseを既に知っている（またはほとんど知っています）。

エンタープライズ版のQuickBooksが動作しない場合は、業界固有のパッケージについて会計担当者に相談してください。 （例えば、商用プリンタの場合、一部のベンダーが商用プリンタ用の特別会計パッケージを開発しているかもしれません。）

物事を簡単に保つ

中小企業の財務を管理する場合は、できるだけシンプルにしてください。実際には、お金を稼いでいるかどうか、ビジネスが健全であるかどうかを簡単に把握できるように、ビジネス上の事柄を単純なものにしておきます。

シンプルさについてのこのアドバイスは奇妙に聞こえるかもしれませんが、複雑なリース契約、迷路のパートナーシップと企業体制、洗練された利益配分と他のビジネスとのコスト配分の取り決めなど、複雑な財務構造を構築することができます。 。これらの超洗練された資金調達は、すべてのコストを考慮すると利益をもたらさない。さらに、このような複雑な取り決めは、ほとんど常に管理と記録保持の頭痛に変わります。