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情報は非公開であるため、QuickBooks 2012アカウンティングシステムを管理する際の最初の懸念は、データを機密に保つことです。 QuickBooksのデータを秘密にするための2つの補完的な方法があります。機密性を維持するための第1の方法は、Microsoft Windowsに組み込まれているセキュリティ機能に依存します。他の方法は、QuickBooksのセキュリティ機能に依存しています。
Windowsセキュリティを使用する
<！ - 1 - >Microsoft Windows 7、Windows Vista、またはWindows XPで提供されるセキュリティを使用して、ファイルへのアクセス（プログラムファイルまたはデータファイル）を特定のユーザーに制限することができます。これは、Windowsレベルのセキュリティを使用して、QuickBooksプログラムを使用できるユーザーと使用できないユーザー、またはQuickBooksデータファイルにアクセスできるユーザーを指定できることを意味します。
既にWindowsレベルのセキュリティを採用している場合は、プログラムファイルとデータファイルへの不正アクセス（または使用）を防ぐために、このツールの使用方法を知っています。 QuickBooksのWindowsレベルのセキュリティを使用するには、既存の一般的な知識をQuickBooksプログラムファイルまたはQuickBooksデータファイルに適用するだけです。
<！ - 2 - >Windowsレベルのセキュリティをまだ使用していない場合は、Windowsの複雑なセキュリティシステムを習得する必要はありません。よりシンプルなQuickBooksセキュリティを使用することができます。
QuickBooksセキュリティの使用
QuickBooks社のデータファイルにパスワードを割り当てることで、QuickBooksデータの機密性を保護することができます。これは、QuickBooksのセットアッププロセス中に行うことができます。 「会社」→「ユーザーとパスワードの設定」→「パスワードの変更」コマンドを選択して、パスワードを設定することもできます。このコマンドを選択すると、QuickBooksにChange QuickBooks Passwordダイアログボックスが表示されます。
<！ - 3 - >パスワードを設定するには、[New Password]テキストボックスと[Confirm New Password]テキストボックスに同じパスワードを入力するだけです。あなたのパスワードは、ユーザ名Admin（管理者の略）に関連付けられていることに注意してください。まだパスワードを設定していない場合は、古いパスワードがないので、[古いパスワード]テキストボックスは表示されません。また、挑戦の質問と回答を提供する必要があります。
明らかに、誰も（コンピュータでさえ）推測できるようにパスワードを設定する必要があります。これは、パスワードが辞書内の単語であってはならないことを意味します。パスワードは数字であってはいけません。またパスワード 、特に は、同僚が簡単に把握できる単語、フレーズ、または名前であってはなりません。
（セキュリティの観点から）最も良いパスワードは、 f34t5s や s3df43x2のような文字と数字の無意味な組み合わせです。
パスワードを設定したら、定期的にパスワードを変更する必要があります。パスワードを変更するには、会社 - >ユーザーとパスワードの設定 - >パスワードの変更コマンドも選択します。 QuickBooksには、Change QuickBooks Passwordダイアログボックスが再び表示されます。今回は、[パスワードの変更]テキストボックスに古いパスワードを入力する必要があります。次に、[新しいパスワード]テキストボックスと[新しいパスワードの確認]テキストボックスに新しいパスワードを入力する必要があります。
会社のデータファイルを開くには、QuickBooksにユーザー名とパスワードが必要です。たとえば、会社のデータファイルにパスワードを割り当てる場合、QuickBooksが起動するたびにQuickBooksの[ログイン]ダイアログボックスが表示され、ユーザー名とパスワードを入力して[OK]をクリックします。 QuickBooksは、データファイルを開きます。パスワードを入力できない場合、QuickBooksはデータファイルを開きません。
