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ビデオ: QuickBooks Online 2019 Tutorial: Getting Started 2025
多くの企業では、特定のサイズに成長した後、複数のQuickBooksユーザーをサポートする必要があります。ユーザーは、アカウント情報とその機能にアクセスできます。また、QuickBooksにアクセスすることで、場合によっては、会計取引を作成することができます。残念なことに、複数の会計システムを使用すると、ビジネスオーナーにとってリスクが発生します。
QuickBooksにアクセスすることにより、誤って会計システムにエラーを導入したり、残念なことに意図的にビジネスを欺くことができます。ビジネスオーナーまたはビジネスマネージャが意図しないエラーや盗難の機会を最小限に抑えるために使用できるQuickBooksの制御テクニックの一覧を示します。
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棚卸資産数と在庫勘定科目レコードを定期的に比較します。 このアプローチでは、2つのことが達成されます。
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在庫の縮小が迅速に確認されます。
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ビジネスオーナーは、最も頻繁に盗まれた在庫のタイプを特定することによって、または在庫が最も頻繁に盗まれた場合でも、在庫の縮小を最小限に抑えることができます。
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銀行口座を調整する。 事業主が行うべきことの1つは、自分の銀行口座を調整することです。多くの場合、会計担当者による従業員の盗難は、従業員が所有者が見ていない会社の銀行口座に小切手を書く方法を把握するときに発生します。所有者が銀行の明細書を照合すると、銀行の口座と会社のQuickBooks会計記録を比較することができます。
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可能な場合は、物理的な拘束から会計を分離する。 中小企業では、あるアクティビティの会計処理を、そのアクティビティの物理的な保管または物理的な責任から常に分離することは困難です。物理的な保管を会計から分離できるところでは、組み込みのエラーチェックが行われます。会計を行う人は、資産の物理的な管理人の介護を間接的にチェックします。 CPAに、資産の物理的な保管と会計および簿記の職務を分離する方法を考案する際の助けを求めることができます。
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QuickBooksの使用方法を従業員に教える。 あなたは、2つの基本的な理由で任意のサイズのビジネスを持っている場合、QuickBooksを使用するよう従業員を訓練する必要があります。
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QuickBooksを使用する方法を知っている人は、
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厄介な会計記録は従業員の盗難を偽装しています。トレーニングはより正確な経理記録を意味するだけでなく、盗難や横領につながる環境がない可能性が高いことを意味します。
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QuickBooks会計システムを管理します。 会計システムは、ビジネスをより良く管理するために使用するツールでなければなりません。システムが機能するには、そのシステムを管理する必要があります。簡単なチェックリストを作成することで、人々がしなければならないことをやっていることを、簡単に確認できます。経理担当者またはオフィス管理者が毎月または毎年末に行う必要のある自分のリストを作成するための開始点として、これらを使用できます。
サンプル月次会計To-Doリスト
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データのバックアップとオフサイトへの移動
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銀行口座の調整
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すべての請求書、クレジットメモ、明細書
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清算されたサスペンス口座
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財務諸表報告された例外（例：期限切れの請求書、請求書、発注書、在庫不足品目など）
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年次会計To-Doリストのサンプル
試算の調整
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恒久的な記録のための数字
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巨大であればデータファイルを掃除することを検討する
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本当に終わった年
