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QuickBooksデータファイルへのアクセスを制御するために1つのパスワードだけを使用することに限定されません。 QuickBooksでは、QuickBooksデータファイルのパスワードをいくつか設定できます。 QuickBooks ProおよびQuickBooks Premierで追加のユーザーを設定するには、次の手順に従います。
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会社を選択→ユーザーとパスワードを設定→ユーザーを設定コマンド。
QuickBooksには、QuickBooksアクセスが設定されていて、システムに現在ログオンしているユーザーを識別するユーザーリストダイアログボックス（図示せず）が表示されます。
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QuickBooksに[ユーザーの追加]ボタンをクリックしてユーザーを追加するように指示します。
QuickBooksには、最初の[Set User Password and Access]ダイアログボックスが表示されます。
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ユーザーを特定し、パスワードを入力します。
パスワードを設定する各ユーザーに、ユーザー名ボックスに短い名前（おそらくはユーザーの名）を入力して、ユーザー名を入力します。ユーザーを識別したら、[パスワード]テキストボックスと[パスワードの確認]テキストボックスにユーザーのパスワードを入力します。
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[次へ]をクリックして続行し、新しいユーザーのアクセスを制限するかどうかを指定します。
QuickBooksに2番目の[Set User Password and Access]ダイアログボックスが表示されたら、ユーザーのアクセス権とアクセス権を制限するかどうかを指定します。アクセスと権利を制限したい場合（ 権利 はユーザーができることです）、「QuickBooksの選択領域」ラジオボタンを選択します。ユーザーが何かできるようにしたい場合は、QuickBooksのAll Areasラジオボタンを選択します。新しいユーザーがQuickBooksのすべての領域にアクセスする必要があることを示す場合は、ユーザーパスワードの設定が完了しています。残りの手順はスキップできます。
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続行するには[次へ]をクリックし、売掛金と売掛金の情報とタスクへのアクセスを記述します。
手順4を完了すると、QuickBooksは3番目のユーザーパスワードとアクセスの設定ダイアログボックスを表示します。これは一連のダイアログボックスの最初のもので、個々のユーザーが特定の領域に対してどのような種類のアクセスを必要としているかについて詳しく質問しています。
たとえば、営業活動に関して、QuickBooksは取引（請求書、クレジットメモ、売掛金情報など）へのアクセスについて質問します。 [No Access]ラジオボタンを選択すると、ユーザーにアクセス権がないことを示すことができます。フルアクセスラジオボタンを選択することで、ユーザーがフルアクセス権を持っている必要があることを示すことができます。ユーザーに部分アクセス権が必要な場合は、「Selective Access」ラジオボタンを選択し、Selective Accessの子会社ボタンの1つ、「トランザクションのみの作成」、「トランザクションの作成と印刷」、または「トランザクションの作成」および「レポートの作成」のいずれかを選択します。
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[次へ]をクリックして、買掛金および買掛金の権利を記述します。
[次へ]をクリックして手順5を完了すると、QuickBooksに4番目の[ユーザーパスワードとアクセスの設定]ダイアログボックスが表示され、この新規ユーザーが買掛金および買掛金のどの領域にアクセスするかを指定できます。 No Accessラジオボタンを選択することができます。フルアクセスラジオボタンを選択できます。または、Selective AccessラジオボタンとSelective Accessの子会社ボタンの1つを選択して、中程度の地点を選択することもできます。買掛金および買掛金に適用される権利とアクセスの設定に関する規則は、売掛金と売掛金にも適用されます。
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「次へ」をクリックし、残りのユーザー権限とアクセス権を記述します。
[Set Up User Password and Access]ダイアログボックスの各バージョンの下部にある[次へ]ボタンをクリックすると、QuickBooksには、ユーザー権利とアクセスについて問い合わせるために使用するダイアログボックスの他のバージョンがいくつか表示されます。たとえば、買掛金および買掛金エリアでユーザーに適切な権利が記述された後、QuickBooksは確認およびクレジットカードの領域について質問します。その後、在庫領域について質問します。次に、給与計算について質問します。次に、一般的で慎重な会計活動について質問します。最後に、QuickBooksは財務報告機能へのアクセスについて質問します。
これらの他の領域のそれぞれの権利は、売掛金および売掛金ならびに買掛金および買掛金の場合と同じ方法で制限します。あなたがスクリーンを通り、ユーザーの能力を制限するときには、ちょっと考えてみてください。ユーザーは自分の仕事をするために必要な権利を持っていてもらいたいが、必要以上に権利を与えたくはない。
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ユーザーがトランザクションを変更または削除できるかどうかを指定します。
QuickBooksには、アカウンティングの特定の分野について尋ねる約6つのバージョンのユーザーパスワードの設定とアクセスダイアログボックスが表示された後、「ユーザーパスワードとアクセスの設定」ダイアログの「トランザクションの変更または削除」ページが表示されますボックス。トランザクションの変更または削除ページでは、ユーザーが締め切り日前に記録されたトランザクションを変更できるかどうかを指定できます。一般に、トランザクションを変更または削除するユーザーの能力を制限したいとします。
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[次へ]をクリックし、権利の決定を確認します。
[次へ]をクリックすると、QuickBooksには、割り当てられたまたは許可されたユーザー権利を識別する最終ユーザーパスワードとアクセスの設定ダイアログボックスが表示されます。このダイアログボックスを使用して、他人の権利を確認することができます。権限を間違って割り当てたことに気がついた場合は、[戻る]ボタンをクリックして、ダイアログボックスを間違えた場所に戻します。権利の割り当てを変更し、[次へ]ボタンをクリックして、[ユーザーパスワードとアクセスの設定]ダイアログボックスの最後のウィンドウに戻ります。
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ユーザー権利とアクセスの確認が終わったら、[完了]をクリックします。
この時点から、新しいユーザーはQuickBooksを使用できるようになります。しかし、彼または彼女の権利はあなたが指定したものに限られています。
会計士は、特定のユーザーが持つ権利を見たいと思うことがよくあります。これは、CPAによって年間閉鎖の一環として監査されている場合に特に当てはまります。クイックブックスでは、[ユーザーパスワードとアクセスの設定]ダイアログボックスに表示される情報を印刷する方法は提供されていません。ただし、Windowsでは、Print Screenキーを使用してQuickBooksプログラムウィンドウとSet User Password and Accessダイアログボックスのスクリーンショットをキャプチャできます。
Alt + Print Scrnを押すと、ダイアログボックスのスクリーンショットが撮影されます。これにより、画面のイメージがWindowsのクリップボードにコピーされます。次に、スタート→プログラム→アクセサリ→ペイントを選択してペイントを開きます。 Ctrl + Vキーを押して画像をペイントに貼り付けます。クリップボードのイメージがビットマップよりも大きいというエラーメッセージが表示されることがあります。あなたはビットマップを拡大しますか？ [はい]をクリックします。ファイル→名前を付けて保存を選択してスクリーンショットを保存します。この方法でスクリーンショットイメージをキャプチャして、従業員のユーザーアクセス権と権利を記録することができます。
