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人々は、古いQuickBooksレポート、請求書のコピー、およびその他の会計情報をどのくらい保存するべきかを時々尋ねます。残念ながら、これには実際には一応の答えはありません。しかし、ここで考えるべきことがいくつかあります：
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取引の相手方がこれまで情報を求めようとしているかどうかを考えます。 たとえば、ある法案を支払ったかどうかについてベンダーと慢性的に議論している場合、そのベンダーの請求書とその支払いの記録は、引き続き議論が続く限り有効です。
<！ - 1 - >これは、ベンダーの請求書と支払いを記録している書類は、問題がなければ必ずしも保持する必要はないことを意味します。
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税務会計の要件を考慮する。法律では（多くの人々がこれを認識していない）、事業は収益、損失、収入、および控除を内国歳入庁に報告するために会計記録を維持する必要がある。つまり、利益を計算したり、計算の要素を実証するために必要な 何か を維持する必要があります。 <！ - 2 - >
しかし、通常は返品を提出した日から3年を経過した制定法が存在します。これは、ほとんどの場合、関連するリターンから3年以上経過した書類を保管する必要がないことを意味します。言い換えると、2007年のデータがあり、2011年3月16日までに2008年3月15日に2007年の税務申告書を提出した場合、（ほとんどの場合は）古い書類作成。あなたが古いものを捨てることができるはずであるという制限の法律が定められています。
<！この3年間の法律の規定には、いくつかの例外が存在するため、注意が必要です。
あなたが本当にうっすらとしていて、あなたの汚れが過剰な総収入を省いた場合あなたのリターンが示すものの25％のうち、法定制限は6年に相当します。返品がなされなかった場合、または不正な返品がなされた場合は、いかなる法律も存在しません。
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所得税を伴わない国（ワシントンのような）は異なる規則を使用し、より長い法律を用いることがあります。例えば、ワシントンは、制定法は3年ではなく4年であると述べている。
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あなたの納税申告書の項目を計算するために将来必要となるかもしれない古い記録を考えてください。
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これらは保持する必要があります。たとえば、30年前に工場を購入した場合は、工場を売却してから3（または6）年後まで購入記録を保管してください。
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一部の業種では、他の文書保持規則または規則が存在すると考えられる。 たとえば、医師の場合は、患者の会計情報が含まれている可能性がある古い患者の記録を、わずか3年以上保持します。これらの他の文書保存ルールは業界によって異なります。あなたの業界にどのようなルールがあるかを調べる。
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これらの漠然とした提案はどうやって理解できますか？あなたがどれくらいの時間をかけて物事に取り掛かるべきであるかについての大雑把な推測を思いついてください。 財務記録を単純に投げ捨てることについて、二度考えてみてください。最初に文書を細断することをお勧めします。ちなみに、一部のビッグ・ボックス・オフィスのサプライ・ストアは、リーズナブルな価格で店内シュレッダー・サービスを提供しています。
