Office 365による生産性向上のための10のヒント - ダミー

Office 365をクラウドテクノロジとして使用すると、複雑なデータセンターのメリットを手間とコストをかけずに実現できます1。ここでは、組織や実践の生産性と効率を高めるための「準備完了」のヒントを紹介します。

サービス正常性ダッシュボードからのセルフサービス

組織の指定管理者は、Office 365でユーザーが経験している問題に関するお問い合わせを受ける可能性が高くなります。トラブルシューティングに多くの時間を費やす前に問題が発生した場合は、最初にOffice 365のService Health Dashboardをチェックして問題が終了したかどうかを判断してください。

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Office 365ポータルの新しいルックアンドフィールはまだプレビュー中ですが、間もなくリリースされる予定です。ここでは、ユーザーの管理、グループの作成、サブスクリプションの更新、請求の確認、サポートの連絡、設定の構成、レポートの実行、およびサービスの正常性の表示など、Office 365テナントを管理できます。

新しいOffice 365管理ダッシュボードのプレビュー版。

サービスヘルスダッシュボードの追跡サービスが緑色でない場合は、問題の背景、影響を受ける人物、Microsoftが行っていること、次のステップについて役立つ情報が表示されます。

<！どのサービスがアップまたはダウンしているかを把握することで、時間を節約でき、また誰かがそれに取り組んでいることを既に知っていれば、サポートに電話することもできます。

ITガイのような行動

ある時点で、ITガイのすばらしい力が秘密に欲しいと願っています。これは、あなたのコンピュータを魔法のようにロック解除し、パスワードをリセットし、あなたの組織内の特権のあるコンテンツにアクセスできる人です。

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機密データ情報で電話を紛失し、ITガイが利用できない場合はどうなりますか？さて、あなたはITの男として行動することができます。

ワイヤレスデバイスからデータを簡単に消去したり、アカウントからデバイスを削除してセキュリティやプライバシーの侵害を防ぐこともできます。

次の手順で、データをすばやく消去したり、Exchange Onlineアカウントからデバイスを削除します。

Office 365ポータルにログオンします。

1. アプリランチャーからメールタイルをクリックします。
2. Office 365ナビゲーションバーの右側にある[設定]アイコンをクリックします。
3. 右側の[設定]ペインから[メール]をクリックします。
4. 左ペインから[全般]をクリックします。
5. [モバイルデバイス]をクリックし、アカウントに同期しているモバイルデバイスを選択します。
6. ワイプデバイスアイコン（次の図を参照）をクリックします。
7. [削除]アイコン（マイナス記号のように見える）をクリックして、アカウントからモバイルデバイスを完全に削除することもできます。

デバイスを遠隔から拭き取ってください。

ワークロードを共有する

ITスタッフがヘルプデスクの種類のタスクを処理するのに多くの時間を費やし、積極的で戦略的な時間をとることはほとんどありません。

Office 365では、ITスタッフがSharePointユーザーの権限を管理し、ユーザーが外部ユーザーを招待できるようにすることもできます。 SharePoint管理センターの設定を確認し、このワークロードを組織内の他のユーザーと共有するために組織のニーズを満たす2つの外部共有オプション（図）のいずれかを選択します。

SharePoint Onlineの外部共有オプション。

スケジューリング・アシスタントを使用する

多くの人と会議を開き、その可用性を知らないというよりも、騒がしいことはありません。 Office 365では、Exchange Onlineの空き時間情報がその日を保存します。この機能を使用すると、その人物が空いているか、ビジー状態か、他の場所で働いているか、またはカレンダーに暫定的な会議があるかどうかを知ることができます。これは、人々だけでなく、会議室などのリソースにも役立ちます。

会議を作成してスケジュールアシスタントを使用すると、ユーザーの空き時間情報が表示されます。方法は次のとおりです。

Outlookで会議出席依頼を作成します。

1. 招待する人を会議に追加します。
2. リボンから、[スケジュールアシスタント]をクリックします。
3. あなたが選んだ時間があなたの招待された人のためにブロックされている場合は、すべての人に最適な時間を見つけて、送信ボタンをクリックします。
4. カレンダーを共有する

Outlook Onlineの優れた機能の1つは、カレンダーがデスクトップアプリケーションほど堅牢であることです。日、週、または月を一目で確認したり、会議出席依頼を送信したり、アラートや通知を設定したり、さらに多くのことを行うために、予定に色を付けることができます。

あなたのカレンダーをあなたの組織外の人々と共有して、あなたの可用性を容易に知ることができます。カレンダーの詳細を限定したり、限られた空き状況を表示することもできます。

Outlookオンラインからカレンダーを共有するには、次の手順を実行します。

アプリランチャーからカレンダーアイコンをクリックします。

1. 上部のナビゲーションから[共有]をクリックし、[カレンダー]をクリックします。
2. あなたのカレンダーを共有したい人の電子メールアドレスを入力して、共有する詳細を選択します。
3. [送信]をクリックします。
4. 顔をリコールする

大規模な組織で働く場合、同じ名前の複数の人と仕事をしてしまうことがあります。あなたが仕事をしている他の人と同じ名前を共有している人からの電子メールを受信トレイで検索する場合は、適切な人物を選んでいることを確認する必要があります。検索結果から連絡先の名前の横に表示されている画像を見ることで、検索結果をすばやく絞り込むことができます。ニート、そう？

クラッターで覆い隠す

クラッターを使用してメールボックスから優先度の低いメールをフィルターするので、最も重要なメッセージに集中できます。Office 365は電子メールの動作を追跡し、電子メールの内容を把握して、重要な電子メールまたは重要でない電子メールを認識します。 Clutterフォルダに終わる電子メールは、まだレビューのためにそこにあります。削除されません。メールがClutterフォルダに届いた場合、メールを受信トレイに戻すことで、システムに環境設定を教えることもできます。

これについての大きな部分は？あなたは何もする必要はありません！クラッタが自動的にオンになっているため、次のチップに向かって右に移動できます。

ファイルを同期する

あなたの接続方法にかかわらず、インターネットにアクセスできない状況にならざるを得ません。あなたがアクセス権を持たないからといって、あなたの効率性が低下しているわけではありません。

OneDrive for BusinessまたはSharePoint Onlineのドキュメントをオフラインで作業し、インターネットに接続しているときにサーバーに同期することができます。 OneDrive for Businessアプリケーションは、Office Pro Plusの一部としてインストールする必要があります。表示されない場合は、Office 365のアプリランチャーからOneDriveをクリックし、上部のナビゲーションから同期をクリックして、プロンプトに従います。 SharePoint Onlineのドキュメントライブラリでも同じボタンを使用できます。

電子メールツリーを削除する

状況は次のとおりです。3日以内に報告書があり、John、Jane、Mary、Peterからの入力が必要です。あなたはすべての人に入力を求める電子メールを送ります。ジョンとジェーンは彼らの意見で答えます。メアリーはあなたのメールを見ませんでした。ピーターはベスに返答してコピーします。ベスはBCCのDavidに答えます。デビッドはベスを含むことを忘れてしまいました。最終的にすべての入力があり、レポートを完成させようとしていますが、メアリーは最後にはすべてに返信しますが、BethとDavidからの入力は見ません。だから今、彼女のフィードバックを追加して、みんなが見直すために新しいバージョンを再送しなければならない。

この話は、あなたの髪が欲求不満から灰色に変わるまで続けられますが、これを行うより良い方法があります：電子メールツリーを殺す。代わりにヤマーを使用してください。

ヤマーと共に、みんなが皆のフィードバックを見るでしょう。誰か新しい人が来たら、その人は皆のフィードバックを見るでしょう。だからそこに。これ以上電子メールツリーはありません。

あなたの添付ファイルで近代化する

昔の世界では、ドキュメントを作成してドキュメントライブラリに保存し、ライブラリに適切な権限を割り当て、ドキュメントのリンクを取得してOutlookを起動し、電子メールを送信し、その文書へのリンクを同僚に送信して、あなたと共謀することができます。

新しい世界では、現代のアタッチメントが事です。それはどのように動作するのです：あなたは火の中です。 SharePointまたはOneDriveで完成し保存した4つのドキュメントがあります。 Outlookに移動し、新しい電子メールを作成し、受信者を追加します。 [添付ファイル]ボタンをクリックすると、作業中の最新のドキュメントの一覧が表示されます。リストから、共有する文書を選択することができます。次に、受信者の1人がライブラリにアクセスできないことを覚えています。問題ない。 OneDriveまたはSharePointに最初に行かなくても、Outlookから受信者にファイルへのアクセスを許可することができます。モダンなのはどうですか？