テクノロジーを使用して小規模ビジネスレコードを管理する10のキー - ダミー

中小企業経営者は、予定の予約、連絡文書の作成、ビジネスオペレーションの記録など、レコードを管理する技術を採用しています、給与計算の処理、在庫の追跡などがあります。ビジネスは「ペーパーレス」にはなっていませんが、技術を使って整理しておくことの利点を認識しています。まだ紙を使用している場合は、次のテンキーを使用して電子ファイルで紙を綴じるときがあります。

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Outlookを使用して予定、タスク、プロジェクトを追跡する

どこにでも行くカレンダーは便利ですが、ソフトウェアプログラムでカレンダー機能を試しましたか？コンピュータ化されたカレンダーを使用すると、予定を一度入力して毎日、毎週、隔週、または毎月繰り返すように設定できます。自動リマインダーを設定することもできます。もう一つのボーナスがあります：Outlookなどのソフトウェアでは、すべてのスタッフがカレンダーを共有できます。

名刺をスキャンしてその情報をOutlookの連絡先リストに転送する

電話番号または電子メールアドレスを見つけるために、あなたのローロデックスまたは名刺の膨大な束を耕す必要がありますか？ ？まあ、あなたは、あなたが直面しているこの悪夢のどんなバージョンからでも離れることができます。どうやって？各名刺は、カードの情報をOutlookの連絡先リストに変換するソフトウェアが含まれているスキャナで実行します。次に、検索操作で探している情報を見つけることができます。

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ドキュメントをAdobeに変換します。 pdfファイル

MS Wordにはファイルを保存するオプションがあります。 pdfs。プロセスは無痛です。開いているWord文書では、FileSave AsSaveをタイプとして選択し、右端のドロップダウン矢印をクリックします。リストを下にスクロールしてPDFを強調表示し、[保存]をクリックします（ボックスの下にある[キャンセル]の横にあります）。

pdfsの大きな点は何ですか？ファイルを読むための正しいバージョンのソフトウェアがあるかどうかを心配する必要はなくなりました。 Adobe Readerを持っているコンピュータであれば誰でも開くことができます。 pdfファイル。

あなたは、手紙、請求書、広告（あなたのスキャナに合う文書）をスキャンしてpdfとして保存することもできます。スキャナをに設定してください。 PDFファイルの種類を選択してください。

頻繁に使用される文書のマスターを作成する

同じ文字を頻繁に使用するが、軽微な変更を加えた場合は、そのマスターファイルをコンピュータに保管します。次に、文書が必要なときに、マスター文書を開いて変更を加え、文書を印刷します。マスタが変更されないように、別のファイル名でファイルを保存することを忘れないでください。

経理ソフトウェアを使用して請求書および注文書を作成する

請求書または注文書でいっぱいのファイリングキャビネットを親指で押さえる必要はありません。これらのドキュメントを作成するには、QuickBooksやSage 50などの会計ソフトウェアを使用します。書類を印刷して顧客に郵送する必要があるかもしれませんが、実際のファイルは宇宙飛行機のファイリングキャビネットには残らず、請求書を探すコンピュータでは数回のキーストロークを入力するだけです。

タイムカード、プロジェクト請求書、および給与処理の自動化

パンチインとタイムカードの処理を、電子クロッキングと給与処理で置き換えることができます。時間が節約され、エラーは回避されると考えてください。 1つの雇用主は、タイムカードソフトウェアを使用して、給与処理を6時間から45分に短縮したと言います。今これは大きな特技です。

あなたのビジネスにとって信頼性が問題であれば、作業時間の開始時と終了時に各従業員がスキャナに指を置く必要があるソフトウェアプログラムを購入することができます。このフィンガープリンティングは、SF映画のように聞こえるよね？

目録を電子的に追跡する

中小企業に在庫がある場合は、技術を使用することが唯一の方法です。 OCR（Optical Character Recognition）ソフトウェアは、すべてがコンピュータによって追跡されるため、在庫の正確な記録を保持し、注文をより迅速に処理し、注文をシームレスに発送し、正確に請求することを可能にします。コンピュータ画面上のラベルと数字を使用して、これらのプロセスをすべて管理できます。

スプレッドシートまたはデータベース内の資産に関する購入および商品の詳細の記録

機器またはその他の資産を購入するときは、購入および製品の詳細をスプレッドシートまたはデータベースに記録します。あなたの指先ですべての情報を入手することで、問題があればベンダーに連絡するか、財務諸表の資産をすぐに集計したり、銀行から資産情報の要求に応じることができます。

税金をケーキにする

あなたの記録の全部または大部分がコンピュータ上にある場合、税金の準備は、ハードコピー文書からコンピュータにデータを転送するよりはるかに簡単で正確です。

アカウンティングソフトウェアプログラムのすべての請求書または注文書で、レポートと-voilaを実行するだけです。 - ソフトウェアは、年間の請求書または注文書の合計を提供します。同じことが給与計算、在庫管理、資産にも当てはまります。あなたは、必要なときにあなたが体系的にコンピュータに保存したものを取り出すことができます。

ファイルのバックアップ

テクノロジを使用して小規模ビジネスレコードを管理する利点のもう1つは、バックアップすることができることです。たとえば、別の場所やフラッシュドライブなどのコンピュータに保存できます。

なぜそれはとても重要ですか？最も貴重なコンピュータ資産は、それが保持するデータです。そのデータの余分なコピーを保管して、紛失したレコードの悩みに直面しないようにしてください。盗人があなたのコンピュータを盗み出し、火がそれを溶かすか、それがちょうど死ぬだろうという事前の通知はまれです。