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あなたが処理できる以上の電子メールメッセージを蓄積するのに時間がかかりません。メッセージを読むときにメッセージを削除する人もいます。他の人は、参考のために古いメッセージを保持しています。
問題は、たくさんの電子メールメッセージを保存するとOutlookが遅くなることです。その上、巨大なメッセージの集合は管理するのが面倒です。また、企業の電子メールシステムを使用している場合、システム管理者は、システムを詰まらせてしまうため、一定量以上の電子メールを保管させることはできません。
<！ - 1 - >アーカイブはOutlookに組み込まれた機能で、今すぐ見る必要のないメッセージやその他のOutlookアイテムを保存するのに役立ちますが、将来参照することもできます。職場のExchangeネットワークでOutlookを使用している場合、電子メールシステムに保存しているメッセージの数を減らすことで、システム管理者と簡単にやり取りすることができます。
今すぐアーカイブ機能を使用したくない場合でも、それがどのように機能するのかを理解したいことがあります。 Outlookは、自動的にアイテムを自動的にアーカイブします。これは、Outlookアイテムが消えているように見えます。
<！ - 2 - >AutoArchive機能が怖そうで複雑な場合は、心配しないでください。マイクロソフトでは、アーカイブ機能を簡単に解読できない可能性があります。しかし、あなたがそれを掛けると、オートアーカイビングは貴重なものになる可能性があります。
電子メールメッセージは人が最も頻繁にアーカイブするものですが、すべてのOutlookアイテムをアーカイブ（予定、タスク、すべて）に送信できます。一般的に連絡先やメモはアーカイブされませんが、必要に応じてアーカイブすることもできます。
<！ - 3 - >自動アーカイブの設定
Outlookでアイテムをアーカイブするには何もする必要はありません。プログラムはアイテムを自動的にアーカイブするように設定されています。 Outlookが古いアイテムをアーカイブするように設定されているか、またはOutlookがそのジョブを実行する方法を変更する方法を確認するには、次の手順を実行します。
「ツール」 - >「オプション」を選択します。
[オプション]ダイアログボックスが表示されます。 2。 [その他]タブをクリックします。
[その他のオプション]ページが表示されます。 3。 [自動整列]ボタンをクリックします。
[自動アーカイブ]ダイアログボックスが表示されます。
AutoArchiveダイアログボックスを使っていなくても、何も設定されていないことを気にする必要はありません。
Outlookがアイテムをアーカイブする頻度
Outlookがアイテムをアーカイブに送信する頻度
- アーカイブの名前と場所ファイル
- 自動整理機能がオンになっているかどうか
- Outlookを最初にインストールすると、プログラムは自動的にアイテムを14日ごとにアーカイブし、6か月以上経過したアイテムを自動整列ダイアログボックスにリストされたアーカイブファイルに送信します。ほとんどの人にとって、これらの設定は問題ありません。自動アーカイブ機能をオフにしてアーカイブプロセスを手動で実行する方が好きな方もいます。自動アーカイブ処理をオフにするには、[自動整列]ダイアログボックスの上部にある[14日ごとに自動アーカイブを実行する]チェックボックスをオンにします。
- 手動でアーカイブプロセスを有効にする
Outlookのメニューから[ファイル] - > [アーカイブ]を選択し、プロンプトに従うことでいつでもメッセージをアーカイブできます。アーカイブプロセスを手動で実行する利点は、プロセスの制御を少し向上させることです。 Outlookにアイテムをアーカイブするためのカットオフ日付を与えることができます。アーカイブするフォルダとアーカイブされたアイテムを送信する場所をOutlookに指示することもできます。異なるOutlookフォルダを異なるアーカイブファイルにアーカイブすることもできます。このすべてのコントロールの欠点は、無邪気な間違いを犯したり、アーカイブされたアイテムを簡単に見つけられない場所に送ることができることです。アーカイブされたアイテムが送信されるファイルの名前や場所を変更しないでください。驚いたことに、どこに行ったのか分かりにくいため、Outlookはアーカイブされたファイルの追跡に多くの助けになりません。
アーカイブされたアイテムの検索と表示
時には自動アーカイブが魔法のように見えることがあります。古いアイテムはあなたのところで何の措置も取らずに神秘的に提出されます。それは簡単ではないですか？確かに、魔法のようにあなたのアーカイブに移動したアイテムのうちの1つを突然
見つける
必要があるまで。次に、どこに行ったのか、またそれをどうやって取得するのかを把握しなければなりません。 アーカイブしたアイテムをもう一度見たい場合は、Outlookが データファイルとも呼ばれるアーカイブフォルダを開きます。
アーカイブアイテムを含むデータファイルを開くには、次の手順に従います。 1。 [ファイル] - [開く] - [Outlookデータファイル]を選択します。
Outlookデータファイルを開くダイアログボックスが表示されます。 2。ファイル名ボックスに開くファイルの名前を入力します。
入力した名前が[ファイル名]ボックスに表示されます。 3。 [OK]をクリックします。
開いたデータファイルの名前は、フォルダバナーに大きな文字で表示されます。フォルダリストも表示され、標準とアーカイブの2つのフォルダセットが表示されます。
十分に簡単ですね。はい、しかし、バーチャルフインがバーチャルな軟膏にあります。開こうとするアーカイブファイルの名前はわからないことが多く、通常は[Outlookデータファイルの作成または開く]ダイアログボックスのリストに表示されません。
開いているアーカイブファイルの名前を確認するには、「ファイル」 - >「アーカイブ」を選択し、「アーカイブファイル」というボックスを調べます。 "[アーカイブファイル]ボックスの情報について何も変更しないように注意してください。そうしないと、Outlookはアーカイブされたアイテムを別の場所に送信し始める可能性があります。 [アーカイブファイル]ボックスの情報は、通常、コロンとスラッシュを使用した複雑な話題や、一般の人々が覚えることができないあらゆる種類のものです。
ダイアログボックスで長い名前をキャプチャする1つの方法は、情報をコピーすることです。早送りでは次のようになります。名前を一度クリックし、Tabキーを押しながらShift + Tabキーを押し、Ctrl + Cキーを押してから[キャンセル]をクリックします。ファイル名をコピーした後は、この記事の前半にある手順に従うことができます。Ctrl + Vキーを押してファイル名ボックスに名前を貼り付け、長くて狂ったファイル名を覚えていなくても喜んでください。
アーカイブファイルを閉じる
必要に応じてアーカイブファイルをOutlookフォルダリストに開いたままにしておくことができますが、ほとんどの人は必要なものを見つけたら閉じます。不要なデータファイルを閉じると、Outlookが少し速く実行されます。
データファイルを閉じるには、以下の手順に従います。
1。フォルダ一覧が開いた状態で、アーカイブフォルダの名前を右クリックします。
ショートカットメニューが表示されます。 2。ショートカットメニューから[フォルダを閉じる]を選択します。
アーカイブフォルダがフォルダリストから消えます。
Outlookのフォルダの名前は奇妙です。フォルダリストに「個人用のフォルダ」が何度も表示されることがあります。 Outlookをできるだけ早く実行させるには、できるだけ多くを閉じます。主なフォルダセット（毎日使用するセット）は閉じないため、毎日使用するフォルダを閉じることを心配する必要はありません。
